Versiebeheer is tegenwoordig een onmisbare tool voor efficiënt en effectief samenwerken. Doordat alle versies van documenten worden opgeslagen en gemakkelijk kunnen worden teruggehaald, kun je fouten voorkomen of snel terugdraaien, tijd besparen bij het zoeken naar documenten en het werk van een team achteraf controleren. We leggen uit hoe versiebeheer werkt en wat je er als bedrijf mee kunt.

Wat is versiebeheer?

Onder versiebeheer (soms ook wel versiecontrole genoemd) verstaan we het proces van het beheren van verschillende versies van een bestand in de loop der tijd. Met name als er meerdere mensen betrokken zijn bij de totstandkoming van een document en/of wanneer het document vaak wijzigt, is adequaat versiebeheer cruciaal. Maar ook de opkomst van het thuiswerken en het hybride werken heeft bijgedragen aan de noodzaak: als medewerkers op verschillende locaties zitten, gaat het beheren van documenten eerder mis.

Versiebeheer van documenten

We kennen het allemaal wel: bestanden die ‘definitief’ of ‘final’ in de bestandsnaam hebben en waar toch nog een revisie op moet worden gedaan. Wat ook voor problemen kan zorgen is dat mensen verschillende systemen voor het naamgeven en beheren van bestanden hanteren, denk aan het toevoegen van bijvoorbeeld initialen of versienummers zoals V2 aan de bestandsnaam. Met name als er veel mensen samenwerken aan een document, is de kans groot dat een versiesysteem op een gegeven moment verkeerd wordt geïnterpreteerd door iemand.

Versiebeheersysteem: zo werkt het

Een groot deel van dit soort uitdagingen wordt getackeld door een versiebeheersysteem, oftewel software die veel processen rondom versiebeheer automatiseert. Door een versiebeheersysteem te gebruiken, worden alle wijzigingen aan een document bijgehouden en heb je altijd de beschikking over alle vorige versies van een document. De meest cruciale functionaliteit is het automatisch opslaan van alle versies en de mogelijkheid om deze versies te openen en weer terug te zetten. Ook zeer belangrijk: dankzij een versiebeheersysteem zijn collega’s in staat om gezamenlijk aan bestanden te werken, wijzigingen samen te voegen en bestandsconflicten op te lossen.

Vaak is het een apart programma, maar bijvoorbeeld tekstverwerkers zoals Microsoft Office en Google Docs, spreadsheets zoals Microsoft Excel en Google Spreadsheets en CMS-systemen bevatten allemaal een ingebouwd versiebeheersysteem.

De voordelen van versiebeheer

Zonder goed versiebeheer kunnen er verschillende versies in omloop zijn, bestaat het risico dat belangrijke documenten per ongeluk verwijderd of overschreven worden, zijn medewerkers veel tijd kwijt met het zoeken naar de juiste versie én kunnen verkeerde bestanden naar klanten worden gestuurd.

Adequaat versiebeheer betekent daarentegen dat je zeker weet dat iedereen met de juiste versie en dus de goede informatie werkt, dat medewerkers niet onnodig lang hoeven te zoeken, dat het altijd duidelijk is wie welke wijzigingen wanneer heeft doorgevoerd en dat je achteraf beschikt over een soort audittrail waarmee je het werk van het team kunt controleren.

Versiebeheer versus DMS

Heb je voor goed versiebeheer een Document Management Systeem (DMS) nodig? In principe niet. Een DMS zorgt ervoor dat alle documenten centraal beschikbaar zijn en dat je documentenstroom efficiënt en geordend verloopt. Versiebeheer is wat dat betreft één van de belangrijkste functionaliteiten binnen een DMS. Omgekeerd kun je een versiebeheersysteem gebruiken zonder dat je een DMS hebt. Denk maar een tekstverwerker of spreadsheetapplicatie met een ingebouwd versiebeheersysteem.

Alle populaire document managementsystemen, zoals SharePoint, OneDrive for Business en Dropbox Business, bevatten allemaal (in meer of mindere mate) geavanceerde mogelijkheden voor versiebeheer.

Tips voor adequaat versiebeheer

Goede software is een belangrijk vertrekpunt voor adequaat versiebeheer, maar er is meer voor nodig. Zo moet je ook regels hebben die consistent zijn en niets aan duidelijkheid te wensen over laten. Je kunt bijvoorbeeld als regel instellen dat de datum aan het begin van de bestandsnaam moet worden toegevoegd, dat de bestandsnaam de belangrijkste informatie moet bevatten zodat meteen duidelijk wordt wat er in een document staat of dat de bestandsnaam een nummeringssysteem voor de verschillende versies moet bevatten.

Daarnaast is ook de informatiearchitectuur belangrijk. Er kunnen verschillende versies gaan circuleren als bestanden niet op de juiste manier worden gestructureerd, dus moet je een goed systeem hebben voor het indelen van mappen. Tot slot zijn toegangsmachtigingen belangrijk: alleen de juiste personen mogen de rechten hebben om een document te wijzigen.

Versiebeheer met Workspace 365

Workspace 365 brengt versiebeheer naar de digitale werkplek door een gemakkelijk te gebruiken ‘schil’ (oftewel: de interface) over SharePoint, OneDrive en de fileserver te leggen. Al deze platforms worden verenigd in de digitale werkplek, waarbij veel functionaliteiten binnen het dashboard zijn te gebruiken. Zoals versiebeheer van SharePoint, waardoor je oude versies kunt bekijken, terughalen en verwijderen. Dat werkt als volgt: binnen de interface zie je een document, klik je op Versiegeschiedenis dan krijg je een overzicht van de verschillende versies met versienummer en bewerkingsdatum. Handig binnen Workspace 365 is ook dat documenten automatisch worden gesynchroniseerd naar elk device.

Met Workspace 365 beschik je over één documentenapplicatie voor ál je documenten, ongeacht waar ze zijn opgeslagen. Dit lost deels het informatiearchitectuurprobleem op. Werken organisaties met SharePoint, OneDrive én een netwerkschijf, dan is niet altijd duidelijk waar medewerkers documenten moeten opslaan. Nu heb je slechts één documentenapplicatie, dus is het veel makkelijker om een goede informatiearchitectuur op te zetten en – vooral – na te leven.

Ontvang ons nieuws

Snel up-to-date!

LinkedIn
Youtube
RSS
Twitter
Facebook
Georgien Modijefsky

Georgien Modijefsky

Master of Content

Wil je meer weten over Workspace 365? Bekijk dan ook onze andere blogs. Heb je vragen? Neem dan contact met ons op of neem een kijkje op onze Support Portal.

Interview: Focus op de Mobile Employee Experience

Interview: Focus op de Mobile Employee Experience

De laatste jaren is hybride werken steeds populairder geworden, waardoor veel medewerkers werken vanuit verschillende locaties met verschillende apparaten. Om deze reden is het erg belangrijk dat organisaties zich meer gaan focussen op de Mobile Employee...