Digital employee experience is een cruciaal instrument voor organisaties om topmedewerkers te behouden en nieuw talent aan te trekken. Waar HR en IT traditiegetrouw eigen eilandjes zijn, zullen ze nauw moeten samenwerken om een digital employee experience te creëren die naadloos aansluit bij de wensen van (toekomstige) medewerkers. Een moderne digitale werkplek kan – of beter nog: moet – hierin een spilfunctie vervullen.

DEX: veel meer dan alleen een buzzword bingo-term

Digital employee experience (DEX) is niet zomaar de zoveelste buzzword bingo-term. Integendeel, steeds meer organisaties zien in dat het een adequate oplossing is voor een probleem dat steeds urgenter wordt.

Er waren nog nooit zóveel vacatures op 100 werkzoekenden. Factoren zoals de zogeheten Great Resignation, oftewel de massale golf van vrijwillige ontslagen die bedrijven wereldwijd treft sinds begin 2021, zorgen voor veel personeelsverloop. Jongere generaties zoals millennials en generatie Z’ers wisselen relatief snel van baan. En de arbeidsmarkt wordt steeds globaler en vluchtiger.

Oftewel: HR heeft er een hele kluif aan om goede mensen te behouden en nieuwe talenten te werven.

DEX als oplossing voor nijpend personeelstekort

Automatisering en robotisering, medewerkers vragen langer door te werken, personeel uit het buitenland halen: bedrijven grijpen werkelijk alles aan om het hoofd te bieden aan de personeelstekorten.

Eén van de meest adequate – en misschien ook wel meest over het hoofd geziene – oplossingen is om een ultieme DEX te creëren. Met DEX bedoelen we alle ervaringen die medewerkers met technologie hebben in het algemeen en de digitale werkplek in het bijzonder. Welke tools gebruiken ze en hoe? Leren ze om daarmee om te gaan? En welke technologieën missen ze juist? Het zijn allemaal vragen die moeten worden beantwoord om een doeltreffende DEX-strategie op te kunnen stellen.

Technologie als wapen in de War on Talent

Waarom is die DEX dan zo belangrijk? Het simpele antwoord: technologie kan enorm behulpzaam zijn, maar ook ongelooflijk veel frustraties opleveren als het niet aansluit bij wat medewerkers willen. Onnodige complexiteit rondom applicaties en apparaten levert frustraties, stress en improductiviteit op. Medewerkers verliezen bijvoorbeeld tijd met het onnodig vaak invoeren van wachtwoorden, het dubbel invoeren van data in verschillende systemen of het zoeken naar inloggegevens, applicaties of gegevens.

Het is dan ook niet gek dat relatief veel sollicitanten de DEX meenemen bij de vraag of ze voor een bepaalde organisatie willen werken. Voordat ze hun handtekening onder het contract zetten, onderzoeken ze goed (de flexibiliteit van) de technologieën, applicaties en apparaten waarmee ze gaan werken in hun nieuwe functie.

Om het belang van DEX te illustreren: uit een grootschalig wereldwijd onderzoek van Ivanti blijkt bijvoorbeeld dat 18 procent van de Nederlanders overweegt om ontslag te nemen omdat ze niet beschikken over de juiste technologie op hun werk en dat 48 procent productiever zou zijn geweest als ze betere technologie hadden.

Een goede DEX-strategie is erop gericht om zoveel mogelijk van dit soort ergernissen weg te nemen en tegelijkertijd de productiviteit en het werkplezier te verhogen door bijvoorbeeld nieuwe tools of functionaliteiten te implementeren of voorlichting over het gebruik van de technologie te faciliteren.

HR levert de input, IT realiseert de optimale experience

Bij DEX draait alles om de medewerkers, zíj moeten centraal staan. En daar komt de HR-afdeling om de hoek kijken, die immers ook verantwoordelijk is voor de algehele employee experience. HR moet zorgen voor een optimale employee journey, die al begint bij de onboarding. Het digitale aspect van employee experience blijft ieder jaar aan belang toenemen en wordt gelukkig door steeds meer HR-leiders tot prioriteit benoemd.

De bits en bytes zijn natuurlijk het werkveld van IT, maar niemand kent de HR-processen en de wensen en eisen van medewerkers beter dan HR zelf. Van oudsher zijn HR en IT niet gewend om samen te werken, maar op het vlak van DEX móéten ze wel.

Dat levert synergie op. HR weet vanuit de menskant hoe je medewerkers kunt pleasen. En met de ondersteuning en input van HR (én van communicatie, zoals we dadelijk zullen uitleggen) kan IT het IT-landschap zo inrichten en optimaliseren dat er maximale adoptie ten opzichte van technologieën plaatsvindt. Gevolg? Medewerkers kunnen zo fijn mogelijk werken en de organisatie presteert zo goed mogelijk.

Eigenlijk is het ook een heel logische samenwerking. IT zet immers digitale infrastructuur in als asset om de organisatie draaiende te houden, HR doet hetzelfde maar dan met de mens als asset.

HR, communicatie en IT als DEX-dreamteam

Wanneer van DEX een organisatorisch speerpunt wordt gemaakt, kunnen HR, communicatie en IT een dreamteam vormen. HR fungeert daarbij als voelspriet onder de actuele en toekomstige medewerkers. Bij het aannemen van nieuwe mensen kan HR informeren naar hun wensen en eisen op technologievlak. Voor bestaande medewerkers zijn (periodieke) surveys een beproefde methode om een vinger aan de pols te houden.

Ook communicatie is een belangrijke stakeholder. Deze afdeling is traditioneel (voor een belangrijk deel) in charge van het intranet. Het intranet wordt vaak integraal of deels geïntegreerd in de moderne werkplek. Naast het intranet dragen ook andere sociale en collaboration tools bij aan effectieve en adequate interne en externe communicatie. Het is daarom goed om de afdeling communicatie nauw te betrekken bij het optimaliseren van de DEX, aangezien zij op dit vlak simpelweg de meeste expertise in huis heeft.

Nieuwe inzichten van HR en communicatie moeten zo snel en volledig mogelijk aan IT worden voorgelegd. Tot slot is het natuurlijk van grote waarde wanneer de verschillende teamleiders de afdelingen HR, communicatie en IT op de hoogte houden van eventuele wensen en veranderingen.

Aan IT is het vervolgens om hier requirements uit te distilleren en te kijken hoe die het beste gerealiseerd kunnen worden binnen de huidige infrastructuur. Wil je een next-level digital employee experience? Vorm dan een DEX-taskforce. In zo’n werkgroep (die op reguliere basis bij elkaar komt) moeten onder meer mensen van HR, communicatie en IT zitten, maar ook teamleiders en eindgebruikers van andere afdelingen.

Efficiëntere HR-processen dankzij digitale werkplek

De moderne digitale werkplek, zoals Workspace 365, is dé spil voor een optimale digital employee experience. Daarin komen namelijk applicaties, informatie, documenten, processen, taken en ook (delen van) het intranet samen binnen één omgeving.

Voor een belangrijk deel gaat het daarbij om HR-processen. Vanuit de digitale werkplek kunnen medewerkers bijvoorbeeld in een handomdraai verlofdagen aanvragen, declaraties indienen of antwoorden vinden op allerhande vragen. Niet alleen scheelt ze dit tijd omdat ze de digitale werkplek niet meer hoeven te verlaten, ook worden ze minder afhankelijk van bijvoorbeeld de openingstijden en wachttijden bij de HR-afdeling.

Adaptive is de sleutel tot adoptie

Stop je alle applicaties, communicatie en informatie in één werkomgeving? Dan is dat veel te veel en worden medewerkers eerder vandaag gek dan morgen. De werkplek moet dus adaptive zijn. De werkplek is eenvoudig aan te passen aan specifieke groepen en individuen én past zichzelf automatisch aan om het werken te vereenvoudigen. Gevolg: iedereen ziet alleen de applicaties, taken en informatie die relevant voor hem zijn.

Hoe de synergie tussen HR, communicatie en IT zich uitbetaalt

HR en communicatie geven dus voor, IT kopt in. Dat is in feite de winnende DEX-formule. Wanneer op deze manier de digital employee experience wordt verbeterd, leidt dit onder meer tot de volgende voordelen:

Onboarding die meer vragen beantwoordt dan oproept

Slechts 17 procent van de medewerkers stelt dat nieuwe collega’s op hun eerste werkdag beschikken over de juiste tools en technologieën. Binnen een digitale werkplek is geautomatiseerde onboarding bijvoorbeeld mogelijk via het aanbieden van how to-video’s, informatie en protocollen. Wanneer (delen van) het intranet beschikbaar zijn via de werkplek, kan dit de onboarding experience sterk verbeteren. En die ervaring is extreem belangrijk: slechte onboarding leidt aantoonbaar tot hoger personeelsverloop.

Waardevolle connecties creëren en medewerkers betrekken

Een digitale werkplek heeft functionaliteiten zoals een personeelszoekfunctie, (delen van) een geïntegreerd intranet, snelle instant messaging en het aanbieden van (al dan niet gepersonaliseerde) informatie. Daardoor kunnen collega’s makkelijk digitaal contact met elkaar maken om bijvoorbeeld lastige situaties te bespreken, mooie cases uiteen te zetten of waardevolle persoonlijke connecties met elkaar aan te gaan.

Binnen digitale werkplekken zoals Workspace 365 is het vrij eenvoudig om medewerkers meer te betrekken bij de organisatie. Bijvoorbeeld door onder andere een verjaardagstegel, newsfeeds uit SharePoint en bepaalde Teams-functionaliteiten te integreren in de digitale werkplek. Maar ook doordat mensen via het adresboek razendsnel contact kunnen opnemen met collega’s en andere contacten.

Zowel het creëren van waardevolle connecties als het betrekken van medewerkers bij de organisatie heeft een belangrijk neveneffect: medewerkers signaleren de kracht van technologie hierin en gaan deze dus ook beter waarderen.

Samenwerking stimuleren

HR kan leading zijn in het initiëren van een digitale werkplek die is geoptimaliseerd voor samenwerking. Zo’n werkplek verenigt bijvoorbeeld applicaties voor communicatie en samenwerking met (delen van) het intranet en een documentmanagementsysteem. Doordat medewerkers over alle applicaties, informatie, processen en taken beschikken via één klik, hebben ze het gevoel dat ze de regie hebben over hun digitale werkomgeving. En dat is bevorderlijk voor de DEX.

Next-level DEX met Workspace 365

Werken met Workspace 365 betekent dat alles wat je nodig hebt voor een productieve werkdag binnen één klik (want via Single Sign-On) beschikbaar is. Binnen één omgeving kun je beschikken over onder meer applicaties, informatie, documentmanagementsystemen, nieuws, intranet en meer. Het is zelfs mogelijk om legacy software, zoals de Remote Desktop en fileserver, te integreren en op een uniforme manier aan te bieden.

Wat het technologische leven op de werkvloer ook makkelijker maakt: medewerkers kunnen via Micro Apps makkelijk taken afhandelen zonder de werkplek te verlaten en de Activiteitenfeed maakt het mogelijk om meldingen te integreren binnen de werkplek (en de taken van daaruit uit te voeren).

Met Workspace 365 hebben mensen dus één vertrekpunt voor al hun (digitale) werk, waar vandaan ze alles kunnen bereiken wat ze nodig hebben op dezelfde, eenvoudige manier. Dit bespaart ze een hoop technostress en levert ze naast een productieve ook vooral een heel plezierige werkdag op.

Nadia Hop

Nadia Hop

Marketing Activator

Wil je meer weten over Workspace 365? Bekijk dan ook onze andere blogs. Heb je vragen? Neem dan contact met ons op of neem een kijkje op onze Support Portal.

Rollen en verantwoordelijkheden van een projectteam

Rollen en verantwoordelijkheden van een projectteam

Ben je van plan over te stappen naar een nieuwe digitale werkplek? Veel van het uiteindelijke succes hangt af van de samenstelling van het projectteam en de samenwerking tussen de projectleden. Hoe stel je het ideale digitale werkplekprojectteam samen? Wat zijn de...

End user experience management: het nut voor je organisatie

End user experience management: het nut voor je organisatie

End user experience management (EUEM) en digital employee experience (DEX) zijn twee nauw verweven concepten die steeds meer prioriteit krijgen op C-level. Maar wat is end user experience management precies en waarom zou het een belangrijk focuspunt moeten zijn? Hoe...

NextWork – Veilig communiceren

NextWork – Veilig communiceren

Veilig communicerenVeilig communiceren binnen een organisatie is van groot belang. Maar waarom is dit zo belangrijk en wat zijn de grootste uitdagingen van veilig communiceren binnen een organisatie? In deze aflevering van de NextWork Vodcast gaan onze collega's Mark...