11 componenten voor de ideale digitale werkplek voor het onderwijs

De digitale werkplek voor het onderwijs: de basis

Digitale werkplekken bieden veel mogelijkheden voor het onderwijs. Voor docenten, studenten, onderwijsorganisaties en schoolbesturen. Maar wat zijn de basisvereisten van een dergelijke omgeving om er echt van te kunnen profiteren?

Het moet geschikt zijn voor alle gebruikersgroepen

Binnen een onderwijsorganisatie heb je te maken met verschillende gebruikersgroepen; studenten, docenten, administratief personeel, enzovoort. Allemaal met verschillende systemen, allemaal met verschillende behoeften en wensen.

Je zou één platform kunnen gebruiken en het voor al deze groepen op dezelfde manier kunnen instellen, wat resulteert in – je raadt het misschien – chaos. Je zou ook voor elke gebruikersgroep een andere digitale werkplek kunnen gebruiken, maar dat zou een verkeerde afstemming binnen de organisatie veroorzaken, om nog maar te zwijgen van onderhoudsinspanningen en kosten voor niet één, maar meerdere verschillende werkplekken, die allemaal niet met elkaar verbonden zijn.

U wilt daarom één platform dat kan worden aangepast aan verschillende gebruikersgroepen, en perfect bij hen past. Het moet rol-gebaseerde applicaties en informatie bieden, zonder losgekoppeld te zijn van mensen in andere rollen. 

Het moet de gebruiker op de eerste plaats zetten

Deze eis is vergelijkbaar met, maar niet hetzelfde als dat het geschikt moet zijn voor alle gebruikersgroepen. Het is een kwestie van mindset; hoe je het proces aanpakt.

Je kunt vanuit jouw eigen perceptie een groep bedienen en hen bieden wat jij denkt dat ze nodig hebben. De juiste aanpak is echter om ze te bieden wat ze écht nodig hebben. Daarom is er onderzoek nodig om de exacte behoeften en pijnpunten van deze verschillende groepen te achterhalen, om zo de ideale werkplek voor hen te creëren

Alles moet op één plek worden verenigd

Mensen gebruiken allerlei verschillende systemen, van verschillende leveranciers, voor verschillende taken, processen en informatie. Het is dan ook geen verrassing dat het zoekproces van studenten in het hoger onderwijs vaak verwarrend is, lang duurt en veel stappen vereist. Dat is ook één van de grootste frustraties onder studenten, naast het feit dat informatie niet direct beschikbaar is op een smartphone en de eindeloze verwijzingen voordat ze bij de juiste informatie kunnen komen. Dit leidt er ook toe dat medewerkers veel tijd besteden aan het beantwoorden van vragen, die bij een betere informatieverstrekking niet zouden zijn gesteld.

Een digitale werkplek voor het onderwijs moet al deze informatie en deze applicaties samenbrengen op één plek, zonder extra logins, zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Volgens studenten zelf moet het snel toegang geven tot de juiste informatie, altijd en overal beschikbaar zijn en duidelijk zijn.

De 11 componenten:

1. Een rooster app
2. Agenda
3. Servicesystemen en tickets
4. Microsoft Power Apps
5. Microsoft Power Automate
6. Taken en meldingen in de Activiteiten Feed
7. Intranet en communicatie
8. Statistieken en data
9. Kantoor-applicaties
10. Documentmanagement systeem
11. Pas aan en personaliseer met snelkoppelingen en iFrames

1. Een rooster app

Eén van de belangrijkste stukjes informatie voor zowel studenten als docenten is welke les ze hebben, wanneer en waar. Met een rooster-app in de digitale werkplek worden ze in één oogopslag direct geïnformeerd over hun lesrooster.

2. Agenda

Hebben we dit niet net besproken? Hoewel een agenda hetzelfde lijkt als een rooster, is dat in dit geval niet zo. Omdat lessen niet de enige belangrijke momenten zijn om te onthouden. Denk bijvoorbeeld aan interne vergaderingen, tentamens, herkansingen, projectdeadlines en huiswerk; de tijden en data hiervan zijn ook erg belangrijk en moeten worden genoteerd – en ook gemakkelijk en direct inzichtelijk zijn. Idealiter zijn jouw agenda en planning beschikbaar in één overzicht. Als dit niet het geval is, hebben we een oplossing.

We raden aan om ook een agenda-applicatie te gebruiken binnen je digitale werkplek. Hiervoor hebben we een Agenda live-tegel, waarin je direct jouw afspraken en belangrijke data kunt bekijken. Het mooie van het gebruik van onze Agenda live-tegel in combinatie met je Outlook-agenda, is dat deze is verbonden met andere elementen van jouw werkplek, (waar we later op ingaan), en je deze kunt gebruiken om direct deel te nemen aan online vergaderingen in Teams en Skype. 

Je kunt ook andere soorten agenda’s integreren, bijvoorbeeld een Google Agenda, met behulp van iFrame.

3. Servicesystemen en tickets

Veel onderwijsinstellingen hebben processen als financiële administratie, personeelszaken en salarisadministratie verplaatst naar intern, in plaats van met een extern administratiekantoor te werken. Dit bespaart geld, om te besteden aan het primaire proces: onderwijs. 

Hiervoor kun je jouw ERP- en/of HRM-systeem integreren. Op deze manier kan het administratiekantoor hun systemen verenigen met al het andere dat ze nodig hebben om te werken, terwijl docenten bijvoorbeeld eenvoudig declaraties of verlofaanvragen kunnen indienen. Door rechtstreeks vanuit de werkplek deze taken uit te voeren en deze informatie in te zien, bespaar je kostbare tijd. 

We hebben al koppelingen met systemen als AFAS, ConnectWise en TOPdesk beschikbaar. Wilt je jouw systeem integreren? Dien een verzoek in op onze Support Portal!

4. Microsoft Power Apps

We hadden het al over het toevoegen van applicaties via iFrames en bespraken enkele mogelijkheden van Micro Apps. Laten we het nu hebben over Power Apps!

Met Microsoft Power Apps kun je krachtige online formulieren en toepassingen maken – zonder code te gebruiken – die communiceren met jouw gegevens van verschillende platforms. Voor dit onderdeel wil ik je verwijzen naar dit geweldige artikel van Microsoft over een schoolleraar die zijn eigen Power Apps maakt om processen te automatiseren die anders kostbare tijd zouden kosten, en om de algehele kwaliteit van het onderwijs dat hij aanbood te verbeteren.

5. Microsoft power Automate

Een andere aantrekkelijke functie van Microsoft om uw digitale werkplek voor educatie naar een hoger niveau te tillen, is Power Automate. Hiermee creëer je eenvoudig je eigen geautomatiseerde workflows. Hiermee stroomlijn je routinematige taken en verbeter je de productiviteit.

Je kunt Microsoft Power Automate gebruiken om de inlever- en beoordelingsprocessen te vereenvoudigen en automatiseringen in te stellen zoals “Laat het me weten wanneer een student een quiz voltooit”. Dit kan zowel docenten als studenten en administratief personeel veel tijd besparen.

Er zijn verschillende flows al kant-en-klaar beschikbaar; je kunt ze hier bekijken. Het mooie van veel taken, activiteiten en notificaties die gemaakt zijn met Microsoft Power Automate, is dat ze te koppelen zijn aan de Workspace 365 Activiteiten Feed.

6. Taken en meldingen in de Activiteiten Feed

De Workspace 365 Activiteiten Feed is een krachtige feature met eindeloze integratiemogelijkheden. Hiermee kun je jouw belangrijkste taken, meldingen en nieuws naar jouw werkplek brengen, zodat je onmiddellijk op de hoogte bent en er acties mee kunt uitvoeren. 

Naast meldingen van de werkplek zelf, zoals afspraken uit je Agenda live-tegel (en de mogelijkheid om direct deel te nemen aan online vergaderingen) of aankondigingen van het Mededelingencentrum (die we later zullen bespreken), kun je ook je externe applicaties koppelen met behulp van een API. Dit maakt het mogelijk om talloze systemen aan jouw adaptive workspace te koppelen, belangrijke informatie weer te geven zonder constant andere systemen en sites te moeten openen en checken, en maakt een meer taakgerichte manier van werken mogelijk. 

• Voor studenten zou je kunnen denken aan meldingen over beschikbare cijfers, nieuwe opdrachten, geannuleerde lessen of wijzigingen in groepsprojectdocumenten. 
• Voor docenten kunnen het gemiddelde van een leerling dat onder een bepaald punt zakt, opnieuw ingediend huiswerk of uitnodigingen om samen les te geven in een klas interessant zijn. 
• Voor andere medewerkers in het onderwijs, zoals administratief personeel of de supportdesk, kunnen meldingen worden opgezet rond bijvoorbeeld nieuwe aanvragen voor lesmateriaal, ziekte- of verlofaanvragen van medewerkers of als er wijzigingen in de salarisadministratie moeten worden doorgevoerd. 

Zolang je externe systeem het ook toelaat, kun je het integreren in de Workspace 365 Activiteiten Feed. Met tools zoals Zapier kun je ‘als dit, dan dat’ acties maken om je meldingen aan te passen. Je kunt hiervoor ook Microsoft Power Automate gebruiken, zoals we eerder hebben besproken. 

7. Intranet en communicatie

Communicatiemiddelen mogen natuurlijk niet ontbreken in de ideale digitale werkplek voor het onderwijs. De grens tussen het intranet en de digitale werkplek vervaagt en je ziet dat ze in de markt steeds meer hetzelfde worden. Bij Workspace 365 vinden we dat alles op één plek moet worden verenigd, inclusief het intranet.

Hier zijn enkele voorbeelden van communicatietools en intranetelementen die je kunt integreren in jouw digitale werkplek:

Microsoft Teams: met meer dan 115 miljoen dagelijkse gebruikers is Microsoft Teams één van de meest populaire communicatie- en samenwerkingstools op de markt. Binnen Workspace 365 kun je gebruik maken van de Microsoft Teams live tile. Vanaf hier heb je eenvoudig toegang tot je teamkanalen, teamdocumenten en Microsoft Teams zelf. Opvallend is dat als Microsoft Teams het startpunt van je dag is, het ook mogelijk is om Workspace 365 hierin te integreren. Hierdoor krijgen studenten en docenten één centrale plek waar ze toegang hebben tot al hun informatie, documenten en applicaties.

Yammer: nog een krachtig communicatieplatform. Met onze Yammer Micro App breng je de sociale feed van je communicatieplatform rechtstreeks naar je dashboard. Hier kun je bijvoorbeeld polls organiseren om feedback op te halen van medewerkers die op meerdere locaties werken, of communiceren met klasgenoten.

Mededelingen: een belangrijk onderdeel waar mensen op elk niveau van jouw onderwijsorganisatie van profiteren. Terwijl studenten op de hoogte kunnen worden gebracht van belangrijke schoolgebeurtenissen en -ontwikkelingen, zowel school-breed als op klasniveau, kunnen docenten deze aankondigingen voor hun klas(sen) plaatsen en ze ook ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan beleidswijzigingen of personeelsnieuws. Mededelingen kunnen ook organisatie-breed worden gebruikt om alle medewerkers op nieuws te wijzen. Workspace 365 biedt hiervoor de Mededelingen live-tegel en het Mededelingencentrum aan.

Contacten: houd de contactgegevens van docenten, medewerkers en studenten binnen handbereik; niet meer zoeken in eindeloze lijsten om het e-mailadres of telefoonnummer van een persoon te vinden. Zoek snel mensen op basis van naam of functie en neem direct contact met hen op via onze Contacten live-tegel. Deze kan worden gekoppeld aan jouw (Azure) Active Directory.

(SharePoint) RSS-feeds: met RSS-feeds integreer je gemakkelijk relevante externe nieuwsfeeds in je digitale werkplek. Je kunt zelfs jouw SharePoint-nieuwsfeed integreren.

Video’s: video is een efficiënte manier gebleken om een ​​boodschap over te brengen. Integreer video’s of volledige afspeellijsten in jouw werkplek om je boodschap te benadrukken! Of het nu een video is om de schoolgeest te versterken, het onderwerp van deze week uit te leggen of belangrijke instructies te geven.

Bestaand intranet: gebruik je al een intranetplatform? Geen probleem, integreer het gewoon in je digitale werkplek! Voeg jouw intranet toe aan een tabblad in je werkplek en open het onmiddellijk.

Verjaardagen: op school draait het niet alleen om leren; het is ook een sociaal centrum! Met de Verjaardagen live-tegel zie je wanneer je jouw leerlingen, klasgenoten of collega’s moet feliciteren (en misschien iets lekkers mag verwachten).

8. Statistieken en data

Business analytics tools kunnen voor iedereen in de organisatie erg nuttig zijn. Om meerdere gegevensbronnen te vergelijken, relaties tussen de bronnen te herkennen en goed genoeg geïnformeerd te zijn om er dienovereenkomstig naar te handelen. Sterker nog, het merendeel van de studenten (61%) geeft aan beter te presteren als ze inzicht hebben in hun studievoortgang.

Hiervoor zou je dashboards van bijvoorbeeld Power BI of Tableau kunnen integreren. Van hieruit kun je inzicht krijgen in zaken als inschrijfgegevens, cijfers voor vakken, cijfergemiddelden, jaarlijkse lesprestaties, klassengemiddelden en aanwezigheidsstatistieken. En mogelijk verbanden leggen tussen deze verschillende statistieken, om de prestaties voor iedereen te verbeteren.

9. Kantoor-applicaties

10. Documentmanagement systeem

Ook essentieel zijn documenten. Bied een documentmanagement systeem aan waarin mensen gemakkelijk kunnen (samenwerken)werken met bestanden en deze kunnen opslaan en openen vanaf elke locatie en op elk apparaat.

In de Workspace 365 Documenten App breng je al je documenten uit SharePoint, OneDrive en de fileserver samen in één simpele en makkelijk te gebruiken interface. Dit kan ook aanzienlijke kostenbesparingen op licenties mogelijk maken bij de overgang naar de cloud, wanneer je nog steeds een netwerkschijf hebt.

Werkplekbeheerders kunnen het ook gebruiken om bepaalde belangrijke documenten en mappen vast te zetten en voor anderen te markeren. Dit is een handige manier om zaken als beleid gemakkelijk toegankelijk te maken.

11. Pas aan en personaliseer met snelkoppelingen en iFrames 

Je kunt mensen ook de mogelijkheid geven om hun eigen werkplek te personaliseren met snelkoppelingen en webcontent. Hierdoor kunnen ze het aanpassen aan hun exacte behoeften.

Sommige mensen willen misschien een schema voor het openbaar vervoer toevoegen om direct naast hun lesrooster te bekijken, of een Spotify-afspeellijst met studiemuziek of een informatieve podcast. Ze kunnen ook worden gebruikt om (snelkoppelingen naar) bronnen toe te voegen die ze persoonlijk nuttig vinden, zoals Thesaurus of een online woordenboek.

Elke werkplek die je bouwt, vereist een zekere mate van flexibiliteit en aanpassingsvermogen om mee te bewegen met deze veranderingen en toekomstbestendig te blijven.

Workspace 365 is constant aan het aanpassen, evolueren en verbeteren. Met consistente updates brengen we continu nieuwe functies en verbeteringen aan de werkplek uit, zodat jij toekomstbestendig kunt blijven.

Bovendien ben je met Workspace 365 in staat om eenvoudig componenten, zoals verschillende soorten software, te mixen en te wisselen zonder het hele systeem te veranderen. Welke technologie je eronder ook gebruikt, aan de oppervlakte zal het altijd dezelfde, gebruiksvriendelijke interface blijven.

Welke componenten en integraties zou je graag zien in je digitale werkplek voor het onderwijs? Bekijk onze Roadmap om te zien of jouw integratie er al op staat, of dien een Feature Request in om jouw idee in te dienen!

Whitepaper: De Digitale Student

Lees deze whitepaper en ontdek hoe ruim duizend studenten denken over de huidige staat en de toekomst van ICT en innovatie in het onderwijs. Ontdek de resultaten van ons onderzoek, hoe ICT in het onderwijs is bijgebleven, de toekomst van het onderwijs en meer.