3 Stappen om documenten chaos te voorkomen

Ben jij wel eens tijd kwijt aan het zoeken naar de laatste versie van een document? Bewaren collega’s weleens documenten op een locatie waar jij niet bij kan? Deel dan onderstaande tips met je collega’s en ontdek hoe je documenten chaos kunt voorkomen en oplost. Samen kunnen jullie werken aan een duidelijke documentstructuur en vinden jullie snel de juiste versie van documenten terug.

Stap 1: Maak gebruik van een moderne documenten oplossing

Ga over op een modern document management systeem dat zich richt op het vereenvoudigen van samenwerken. Goede oplossingen maken het mogelijk om documenten op elk apparaat beschikbaar te hebben zodat je op ieder moment veilig in documenten kunt (samen)werken.

Twijfel je om in één keer over te stappen naar een nieuw systeem? Stap dan geleidelijk over. Maak bijvoorbeeld duidelijk dat alle documenten die aangemaakt zijn voor 2014 terug te vinden zijn in het oude systeem (bijvoorbeeld een fileserver) terwijl nieuwere documenten altijd online beschikbaar zijn via het nieuwe systeem. Om alles overzichtelijk te houden kun je beide systemen combineren in één documentmanagement app.

Stap 2: Gebruik de krachtige functies van moderne documentmanagementsystemen

Deel documenten met collega’s door middel van een link. Waarschijnlijk zijn veel mensen binnen jouw organisatie gewend om even snel een document toe te voegen als bijlage en te versturen ter review. Helaas creëer je hierdoor onnodig verschillende versie van een document. Door deze functie te gebruiken kun je mensen via een link toegang geven tot een document en bepalen of zij het alleen mogen lezen of ook kunnen bewerken.

Een modern systeem laat realtime zien wie er nog meer in het document werkt. Door samen te werken in één document voorkom je dat er meerdere versies ontstaan. Als gouden-regel binnen organisaties adviseer ik iedereen om geen bijlagen meer te accepteren van collega’s. Krijg je een mail met een bijlage? Stuur een mail terug om te vragen om de link. Op deze manier sporen medewerkers elkaar aan om op de nieuwe manier te werken. Wanneer je dit een tijd volhoudt zal je zien dat alle documenten centraal en overzichtelijk beschikbaar blijven voor iedereen die er recht op heeft.

Stap 3: Creëer een vaste structuur voor documentmappen en bestandsnamen

Maak duidelijke regels binnen de organisatie hoe je documenten opslaat. Zorg ervoor dat ieder project, klant et cetera dezelfde onderliggende mappen structuur heeft (dit kun je automatiseren) en dat alle bestandsnamen een gelijke indeling hebben. Ondanks de krachtige zoekfunctionaliteiten van moderne systemen blijft het namelijk belangrijk om een goede basisstructuur te bouwen.

Test nu de Workspace 365 documentenapp

Zoek je een manier om overal inzicht te krijgen in je documenten en spreken de bovenstaande tips je aan? Probeer dan gratis onze documentmanagement app en ontdek of dit iets is voor jouw bedrijf.