8 Digital workspace-trends voor 2021

Ontdek de belangrijkste digital workspace-trends voor 2021. Op het moment dat Workspace 365 werd gelanceerd in 2010, was het de enige digitale werkplek. Een jaar later kwam Office 365 in het speelveld. Fast-forward naar 2020 en je ziet dat zowel Google als Citrix hun oplossingen hernoemd hebben naar Citrix Workspace en Google Workspace.

Het is een feit geworden: het concept van de digital workplace is nu omgevormd tot een echte oplossing, een digital workspace. Laten we dus de digital workspace-trends voor 2021 ontdekken. Bij iedere trend hebben we een vraag voor jou als IT-leider.

Kortom, de top zeven trends voor de digitale werkplek die we hebben geïdentificeerd:

• Trend 1: Verschuiving naar de browser en de cloud, afscheid nemen van legacy systemen?
• Trend 2: Toenemend aantal digitale transformatieprojecten
• Trend 3: Digitale behendigheid en digitale werknemerservaring
• Trend 4: Power to the deskless worker
• Trend 5: Beveiliging van thuiswerkers en hun digitale werkplek
• Trend 6: De fusie van intranetten en de digitale werkplek
• Trend 7: Zeer persoonlijke, adaptive en intelligente werkplek
• Trend 8: Het gebruik van digital workplace analytics

Trend 1: Verschuiving naar de browser en de cloud, afscheid nemen van legacy systemen?

Verhuizen van Citrix naar WVD, of wordt het overbodig?

De COVID-19 pandemie zorgde ervoor dat veel organisaties snel Desktop as a Service oplossingen aanboden aan hun medewerkers om de productiviteit te behouden terwijl ze thuis werken. Maar nu hebben organisaties weer tijd om na te denken over het verhogen van de productiviteit en het verlagen van de infrastructuurkosten.

Hebben al jouw collega’s hun huidige Citrix-omgeving nog nodig? Deze vraag speelt dan ook in het hoofd van veel IT-managers over de hele wereld en in vele industrieën. Hoewel Citrix dit jaar hun digitale werkplek heeft gelanceerd, is het misschien te laat omdat de meeste bedrijven hun behoefte aan Citrix opnieuw evalueren. Met de lancering van Windows Virtual Desktop (WVD) door Microsoft is het verleidelijk om de behoefte aan een remote desktop oplossing voor elke werknemersgroep te evalueren.

Hoe ga je om met legacy systemen en netwerkschijven?

Bovendien hebben veel organisaties geïnvesteerd in Microsoft 365 met hun verschuiving naar de cloud. Maar hoe ga je om met de resterende legacy-applicaties en de netwerkschijf? Is het al tijd om afscheid te nemen van al deze systemen? Nog niet helemaal. Er zijn nog veel redenen om je bestaande systemen (waaronder Citrix, de file server en legacy-applicaties) te onderhouden bijvoorbeeld omdat je hier wettelijk toe verplicht bent of als applicaties nog aan elkaar en aan de fileserver gekoppeld zijn.

De vraag die IT-managers zichzelf moeten stellen over deze trend:

Welke werknemersgroepen hebben de externe desktop, de bestandsserver en de legacy-applicaties nog nodig?

Hoe gebruikt Workspace 365 deze trend?

Wij helpen organisaties om hun investeringen in Microsoft 365 te maximaliseren en helpen bij de overgang naar de cloud. Binnen Workspace 365 hebben mensen gemakkelijk toegang tot zowel Citrix, WVD als lokale applicaties.

Bovendien verenigen we documentoplossingen zoals je file server, SharePoint, OneDrive en Teams documenten in één Document App. Een groot voordeel van onze Documenten App is dat je bij gebruik van Workspace 365 gebruik kunt maken van licenties met Office Online tools in de fileserver (zoals Microsoft F1, BE en E1). Met deze licenties kun je tot 10 euro per gebruiker per maand besparen ten opzichte van E3- of F3-licenties.

Trend 2: Toenemend aantal digitale transformatieprojecten

Elke afdeling wordt gedwongen om digitaal te denken

Digitale transformatie is een onderwerp dat bij veel organisaties op de agenda staat. In 2021 krijgt dit nog meer aandacht omdat iedereen gedwongen wordt ‘digitaal’ te denken. Zonder fysieke gebeurtenissen en kantoren zijn er geen ‘werknemers op afstand’ meer, alleen maar werknemers. Zoals digitale werkplek expert

In de nabije toekomst kunnen we de term ‘remote worker’ gebruiken om te verwijzen naar de mensen die zich in fysieke werkplekken bevinden – Paul Levy

De opkomst van no-/low-code-platforms

Met een toenemend aantal applicaties die door organisaties worden gebruikt, wordt het belangrijk om de focus weer op het werk te leggen. Een manier om dit te bereiken, is om applicaties met elkaar te verbinden om bedrijfsprocessen te automatiseren.

Dit is de reden waarom No-/Low-code-platforms aan populariteit winnen en gemakkelijker te gebruiken zijn. Gartner beschrijft ook ‘Democratized technology services‘ als een van de toptrends voor de digitale werkplek in hun hype-cycle. IT- en informatiemanagers onderzoeken manieren om processen te automatiseren en één toegangspunt te creëren voor alle belangrijke meldingen.

Door gebruik te maken van low-code platformen (zoals Microsoft Power Apps), kun je IT-savvy mensen in jouw organisatie in staat stellen om processen te automatiseren.

De vraag die IT-managers zichzelf moeten stellen over deze trend

Kunnen we in onze organisatie low-code-platforms gebruiken om processen te automatiseren en meldingen te verenigen?

Hoe gebruikt Workspace 365 deze trend?

Wij vinden dat software zo open mogelijk moet zijn op een veilige manier. Daarom kun je bij ons Power Apps integreren en ook al je meldingen en activiteiten samenvoegen met behulp van no-/low-code platformen.

Verder ontwikkelen we Micro Apps voor de meest gebruikte zakelijke toepassingen voor specifieke industrieën. Het zou een verspilling van (overheids)geld en tijd zijn als elke organisatie dezelfde Micro Apps zou ontwikkelen. Daarom onderzoeken we voortdurend de meest gebruikte applicaties om te zien of we deze voor al onze klanten in één keer kunnen ontwikkelen, zonder extra ontwikkelingskosten voor de klant.

Trend 3: Digitale behendigheid en digitale werknemerservaring

Investeren in de digitale ervaring van de werknemer = de digitale behendigheid vergroten? Nee.

Organisaties investeren flink in oplossingen zoals Microsoft 365 om hun productiviteit en veiligheid te verhogen. Idealiter zou dit ook de digitale werknemersbeleving moeten verhogen, omdat mensen nieuwe tools krijgen om slimmer te werken.

Maar hoewel IT-managers mensen de mogelijkheid bieden om online samen te werken aan documenten, zullen veel mensen nog steeds documenten delen als bijlagen en meerdere versies van documenten maken.

Werknemers krijgen de tools om slimmer te werken, maar missen de kennis en de mentaliteit om hun gedrag te veranderen om de nieuwe tools efficiënt in te zetten. Met andere woorden, er is nog steeds een digitale behendigheidskloof.

De vraag die IT-managers zichzelf moeten stellen over deze trend:

Heb je een adoptieprogramma dat naast de technologie ook gericht is op het maken van een cultuuromslag?

Hoe gebruikt Workspace 365 deze trend?

Wij verminderen de complexiteit van jouw applicaties, informatie en communicatie door alles te verenigen in een adaptive workspace. Workspace 365 past zich automatisch aan aan de behoeften van elk individu, met behulp van hun rol, apparaat type, browser en meer. Dit geldt niet alleen voor applicaties, maar ook voor de informatie binnen de werkplek.

Ben je geïnteresseerd in Digitale Transformatie? Lees de Ultieme Gids voor Digitale Transformatie

Daarnaast hebben we veel oplossingen die de barrières van het gebruik van moderne oplossingen doorbreken. Door zowel legacy- als moderne oplossingen te integreren in één werkplek hoeven mensen maar één platform te leren in plaats van zich voortdurend aan te passen aan nieuwe oplossingen.

Een andere manier waarop we gebruik maken van deze trend is dat we onze partners trainen in de adoptie van de digitale werkplek, we bieden adoptieprogramma’s en content aan en bieden ook tools aan ter ondersteuning van deskless workers (zoals een How-To-tegel).Daarnaast kun je ook jouw eigen trainingsvideo’s integreren binnen de werkplek om mensen hun gedrag en mentaliteit te veranderen.

Trend 4: Power to the deskless workers

Volgens Emergence zijn er wereldwijd 2,7 miljard deskless workers, dit is 80% van het totale aantal wereldwijde werknemers. Met de hierboven genoemde trends hebben deze werknemers steeds meer IT-instrumenten om beter te presteren. Belangrijk om op te merken is dat 70% van de ondervraagde deskless workers aangeeft dat meer technologie hen zou helpen om hun werk beter uit te voeren. Bovendien beoordeelde 44% van de deskless workers hun technologieën als traag.

Daarom is het voor IT-managers interessant om het gebruik van tools door deskless workers te evalueren. Daarnaast zou dit ook aanleiding moeten zijn om na te denken over het gebruik van chatbots voor het oplossen van supporttickets voor deskless workers.

Topindustrieën met deskless workers – Wereldwijd

• Landbouw
• Productie
• Detailhandel
• Bouw/onroerend goed
• Onderwijs
• Transport & logistiek
• Gezondheidszorg
• Restaurant/Hospitality

De vraag die IT-managers zichzelf moeten stellen over deze trend

Als mijn organisatie deskless workers heeft, hoe zouden zij de geleverde technologieën dan beoordelen?

Hoe gebruikt Workspace 365 deze trend?

We doen veel onderzoek naar dit onderwerp in verschillende branches om de complexiteit voor de deskless workers continu te overwinnen en de gebruikerservaring van de werkplek te verbeteren. Daarom ontwikkelen we industrie specifieke Micro Apps en helpen we organisaties om van hun trage remote desktop naar een moderne browser gebaseerde werkplek te gaan.

Door meerdere Micro Apps te integreren voor de verschillende zakelijke applicaties die mensen nodig hebben, stel je hen in staat om hun digitale werkplek te gebruiken als centraal punt van informatie. Vanuit de werkplek zoeken zij eenvoudig door hun applicaties en indien nodig krijgen ze met één klik toegang tot aanvullende informatie.

Trend 5: Beveiliging van thuiswerkers en hun digitale werkplek

Wist je dat 67% van alle datalekken wordt veroorzaakt door menselijke fouten? Het kan zelfs zijn toegenomen doordat de cyberaanvallen geavanceerder worden en meer mensen op afstand werken waardoor het aantal doelwitten voor cyberaanvallen toe is genomen.

Volgens het Digital Defense Report van Microsoft was er in de eerste helft van 2020 een toename van 35% van het aanvalsvolume. De meest voorkomende methoden zijn het verzamelen van inloggegevens, het gebruik van malware, virtual private network exploits en reconnaissance (aanvallen om informatie over een target-netwerk of -systeem te verzamelen).

Om dit tegen te gaan, moeten IT-managers cyberveiligheid op hun agenda zetten. Cybercriminelen blijven technieken ontwikkelen en dwingen softwareleveranciers en IT-managers om hun beveiliging in hetzelfde tempo te laten evolueren. We zien dan ook dat veel IT-managers investeren in hun IT-security toolstack en in training en bewustwording van cybersecurity binnen hun organisatie.

De vraag die IT-managers zichzelf moeten stellen over deze trend

Wordt onze cybersecurity maandelijks geëvalueerd en verder ontwikkeld?

Hoe gebruikt Workspace 365 deze trend?

Workspace 365 stelt je in staat gebruik te maken van de authenticatie technologieën die Microsoft biedt. Hierdoor kun je Multi-Factor Authentication (MFA) inschakelen op jouw digitale werkplek en op specifieke applicaties. Als je al gebruik maakt van een andere identity provider (zoals Okta of HelloID), kan je deze ook integreren in de de digitale werkplek.

Verder hebben we klanten die mensen alleen via hun werkplek toegang geven tot hun applicaties met behulp van Single Sign-On. Hierdoor zijn zij in staat om voorwaarden te stellen aan de toegang tot applicaties en kunnen zij voorkomen dat mensen onveilige (of publiek beschikbare) wachtwoorden gebruiken.

Daarnaast werkt Workspace 365 samen met andere softwareleveranciers (zoals SmartLockr) om extra beveiliging te bieden bovenop jouw Microsoft 365-omgeving.

Trend 6: De fusie van intranetten en de digitale werkplek

In het afgelopen jaar merkten we dat veel IT-managers de afdeling Communicatie betrokken bij hun roadmap naar de ideale digitale werkplek. En dat is een logische stap, want de meeste intranetoplossingen proberen zich te herpositioneren als digitale werkplekken. Logisch, want veel communicatiemanagers zouden graag zien dat mensen hun dag op het intranet beginnen.

Waarom willen communicatiemanagers een digitale werkplek in plaats van een intranet?

Enkele doelen van communicatiemanagers zijn het vergroten van de samenwerking, het bevorderen van de bedrijfscultuur en het organiseren van de informatiestroom naar alle medewerkers.

In het begin was het intranet een goed startpunt. IT-managers hebben echter applicatieportalen gelanceerd en deze naar medewerkers gepusht om de toegang tot applicaties te vereenvoudigen. Het afgelopen jaar hebben we het intranet, applicatieportalen, notificatie- en communicatiekanalen samengevoegd tot één digitale werkplek.

In 2020 hebben we veel evenementen georganiseerd om IT-managers te leren over de behoeften van communicatiemanagers en vice versa. Wij denken dan ook dat IT en Communicatie opnieuw zullen samenkomen als ICT. We hebben een toename gezien in de samenwerking tussen deze afdelingen, wat zal leiden tot een betere digitale ervaring van de medewerkers.

Elevate your intranet – Unite Communication & IT

De vraag die IT-managers zichzelf moeten stellen over deze trend

Is het intranet van onze organisatie gemakkelijk te integreren binnen onze digitale werkplek?

Hoe gebruikt Workspace 365 deze trend?

Binnen Workspace 365 zijn er veel functies waarmee je de complexiteit van het schakelen tussen jouw applicaties, intranet, portals en meer kunt wegnemen. Je kan informatie uit applicaties van derden samenvoegen, aankondigingen naar doelgroepen sturen of zelfs je hele intranet integreren binnen de digitale werkplek.

Je kan ook een deel van je huidige investeringen in Microsoft 365-licenties maximaliseren, aangezien er diepgaande integraties zijn met Microsoft Teams en Yammer om samenwerking en het delen van kennis te stimuleren. Het is tijd om je intranet om te vormen tot een digitale werkplek.

Trend 7: Zeer persoonlijke, adaptive en intelligente werkplek

Consumenten zijn gewend aan maatwerk en personalisatie

Als consument raken we gewend aan maatwerk en personalisatie van fysieke producten. We kunnen gemakkelijk boeken bestellen met de naam van ons kind als de held van het verhaal, sokken met ons eigen gezicht erop als perfecte kerstcadeaus, we passen onze schoenen of kleding aan met behulp van online editors en zelfs 3D-printers zijn nog steeds in trek om mensen hun eigen bordspelfiguren te laten bouwen.

Mensen verwachten hetzelfde niveau van maatwerk op het werk

Bijna iedereen kan zijn of haar mobiele telefoon, tablet of pc aanpassen aan zijn of haar persoonlijke behoeften. Echter, op de een of andere manier bieden niet alle intranet- en applicatieportalen dezelfde mate van personalisatie.

Dit is zonde, want het personaliseren en aanpassen van een digitale werkplek aan specifieke werknemersgroepen (of zelfs op individueel niveau voor hoger management) kan je helpen om de tijd die mensen besteden aan het schakelen en zoeken naar hun oplossingen drastisch te verminderen.

Mensen verwachten hetzelfde niveau van personalisatie voor hun digitale werkplek, maar ze weten niet hoe ze dit moeten communiceren met hun leidinggevenden of IT-managers, omdat ze niet op de hoogte zijn van de mogelijkheden.

De vraag die IT-managers zichzelf moeten stellen over deze trend

Kunnen we een gepersonaliseerde digitale werkplek bieden die de tijd die mensen besteden aan het zoeken en schakelen tussen opslagoplossingen en applicaties vermindert?

Hoe gebruikt Workspace 365 deze trend?

Met behulp van ons werkplekbeheer en onze opties voor voorwaardelijke toegang kun je de zichtbaarheid van tegels in jouw werkplek bepalen. Zo kan je bijvoorbeeld zeer gevoelige gegevens zoals patiëntendossiers op onveilige netwerken verbergen of de belangrijkste KPI’s voor bedrijfsleiders aanbieden door statistieken te integreren in jouw werkplek.

Naast het hebben van één overzicht in alle relevante informatie, hebben we meerdere zoekfuncties toegevoegd aan de werkplek. Bovenaan de werkplek vind je een globale zoekfunctie. Hiermee kun je door jouw documenten, e-mail, contactpersonen, aankondigingen en in de toekomst nog meer zoeken.

Niet alle applicaties zijn klaar voor een globale zoekfunctie, aangezien het te veel rommel of informatie oplevert als je alles in één keer doorzoekt. Daarom bieden we ook een zoekvak op specifieke Micro Apps. Hierdoor kan je direct vanuit jouw werkplek door een bedrijfsapplicatie zoeken.

Trend 8: Het gebruik van digital workplace analytics

Met mensen die thuis werken is het belang van monitoring en digitale werkplekanalyse duidelijk zichtbaar geworden. Informatie-, IT-managers en bedrijfsleiders gebruiken monitoring om de adoptie van nieuwe technologieën te meten, om de progressie van mensen hun doelen te volgen, maar ook om mogelijkheden te identificeren om kosten te besparen op ongebruikte hard- of software.

Binnen de digitale werkplek gebruiken IT-managers tools, zoals Unified Endpoint Management (UEM) systemen en de kalender om de productiviteit en het gebruik van software en hardware te meten. Met behulp van deze werkplekanalyses kunnen organisaties hun digital workplace (gehele technologiestack) en hun digital workspace (de werkplek waar mensen hun dag beginnen) verbeteren.

Eén ding moet je in gedachten houden: als je van plan bent om digital workplace analytics te implementeren, zorg er dan voor dat niemand het kan gebruiken als surveillance-middel.

De vraag die IT-managers zichzelf moeten stellen over deze trend

Hebben we de tools om onze digital workplace analytics te meten, zo ja, hoe gebruiken we de gegevens en wie is hiervoor verantwoordelijk?

Hoe gebruikt Workspace 365 deze trend?

Binnen Workspace 365 kun je gebruik maken van de digitale werkplekanalysetools van Microsoft. Hierdoor kun je het gebruik van software oplossingen die gekoppeld zijn aan Azure meten. Bovendien kun je zelfs een Power BI-dashboard aanmaken met alle relevante informatie voor jouw digitale werkplek.

Je kan een Power BI-dashboard integreren op de werkplek van de mensen die verantwoordelijk zijn voor het monitoren van de digitale werkplek, zoals applicatie-, informatie- en IT-leiders.

Naast deze tools ben je ook in staat om jouw eigen analytische oplossing te integreren binnen de werkplek. Dit jaar hebben we ook een tool geïmplementeerd die ons in staat stelt om inzicht te krijgen in het gebruik van de werkplek. In 2021 zal dit beschikbaar komen voor klanten en partners om je in staat te stellen jouw werkplek-analytics te meten.

Welke trends ziet je in jouw organisatie?

Hopelijk heb je genoeg informatie om een interne sessie te organiseren en je digitale werkplek roadmap te bespreken. Als je ooit behoefte hebt om jouw strategie te bespreken met een van onze experts, voel je dan vrij om contact op te nemen met ons. We hebben duizenden organisaties geholpen om hun perfecte digitale werkplek te creëren en de complexiteit voor hun medewerkers te overwinnen. We helpen je graag om jouw doelen te bereiken met behulp van de digitale werkplek.