8 tips om onnodig verzuim te voorkomen

Veel werknemers moesten de afgelopen periode wennen aan een nieuwe manier van werken. Mensen die voorheen vooral op kantoor werkten, zitten nu thuis en zoeken naar een goede balans tussen werk en privé. Wanneer dit niet lukt, is er een hoger risico op onnodig verzuim door flexwerken. In veel gevallen kun je dit als teamleider of manager tegengaan door een aantal maatregelen te nemen. Dus hoe voorkom je onnodig verzuim?

Het Nieuwe Werken was al rap in opkomst toen COVID-19 het proces zowel versnelde als veranderde voor veel organisaties, die vaak nog geen beleid hadden voor thuiswerken en flexwerken. De plotselinge overgang is voor menig medewerker lastig op meerdere fronten, onder andere omdat de lijn tussen werk en privé vervaagt. In deze blog gaan we in op hoe je als manager jouw collega’s continu motiveert en een gezonde balans stimuleert om verzuim te voorkomen.

Tips voor een betere balans tussen werk en privé

Thuiswerken brengt veel voordelen en kan vaak zorgen voor juist minder afwezigheid van medewerkers. Maar er kleven ook risico’s aan. Wanneer de lijn tussen werk en privé vervaagt, kan dat in negatieve zin twee kanten op gaan. Zo kan werk het privéleven overnemen en leiden tot overwerktheid of zelfs een burn-out: onderzoek van Monster wijst uit dat wel 69% van de werknemers symptomen van een burn-out ervaart tijdens het thuiswerken.

Maar iemand kan ook iets te veel genieten van de vrijheden die thuiswerken brengt. Natuurlijk is het fijn dat je de mogelijkheid hebt om tussendoor de boodschappen te doen, was op te hangen of alle sokken op kleur te sorteren, maar het is natuurlijk niet de bedoeling dat dit de hele werkdag overneemt.

Hoe je verzuim voorkomt met medewerkers op afstand:

• Stel heldere persoonlijke, team- en organisatiedoelen
• Zorg voor een goed beleid en duidelijke afspraken
• Betrek managers bij verzuimbeleid
• Teamspirit houdt werknemers betrokken
• Communicatie is essentieel
• Erken problemen en prestaties
• Werk aan de digital employee experience
• Neem actie tegen onnodig verzuim

Stel heldere persoonlijke, team- en organisatiedoelen

Wat het mooie is aan doelen? Ze zijn meetbaar. En kunnen jou daardoor goed inzicht geven in hoe effectief (of niet) iemand is tijdens het thuiswerken. Door het stellen van doelen voor het individu, het team en de organisatie, kun je een indicatie krijgen van hoe effectief iemand, of meerdere mensen, is of zijn.

Als doelen bijvoorbeeld consistent niet behaald worden, kan dat een teken zijn dat iemand thuis moeite heeft met zich concentreren. Als iemand steeds ver voorbij zijn of haar doelen gaat, kan dat een teken zijn dat hij of zij moeilijk werk opzij kan leggen en mogelijk af gaat op een burn-out. Gebruik deze resultaten om het gesprek aan te gaan en jouw collega’s te helpen optimaal thuis te werken.

Zorg voor een goed beleid en duidelijke afspraken

Het spreekt misschien voor zich, maar allereerst is het belangrijk dat er een duidelijk beleid rond afwezigheid is. Je kunt wel roepen dat er binnen jouw organisatie veel vrijheid en flexibiliteit is, maar dat geeft geen grenzen aan. Met als gevolg dat mensen dit in principe zo ver kunnen nemen als ze zelf willen.

Zorg daarom dat er vastgelegd staat wanneer het acceptabel is voor een medewerker om afwezig te zijn en wat de afspraken zijn rond flexibel werken. Als bijvoorbeeld medewerkers pauze willen nemen om een boswandeling te maken, moeten ze hiervoor dan vrij nemen, of is dat prima, zolang ze de tijd later op de dag inhalen? Worden deze uren bijgehouden, of gaat dit op vertrouwensbasis? Leg ook vast waar medewerkers het moeten melden als ze afwezig zijn, hoe lang van tevoren ze dit moeten doen en wat er vanuit de organisatie wordt verwacht om te doen wanneer deze afwezigheid een probleem is. Op deze manier zijn er voor alle partijen duidelijke afspraken om zich aan te houden.

Betrek managers bij verzuimbeleid

Hoewel in veel (vaak grotere) organisaties de HR afdeling verantwoordelijk is voor het verzuimbeleid, is het verstandig om deze verantwoordelijkheid door te trekken naar managers en teamleiders. Deze personen staan meestal namelijk een stuk dichterbij de werknemer dan de HR afdeling, en heeft er dus een directere invloed op.

Een manager of teamleider heeft veel meer inzicht in de dagelijkse gang van zaken in zijn of haar team of afdeling, en kan dus beter nagaan of iemand voldoende aanwezig is of voldoende presteert. Laat de HR afdeling dus deze mensen coachen in de omgang met het verzuimbeleid, en leg wederom duidelijk vast wanneer ze de HR afdeling moeten inschakelen.

Naast het monitoren van aanwezigheid en productiviteit, heeft de manager of teamleider ook een belangrijke rol in het betrekken en motiveren van medewerkers, en kunnen zo onnodig verzuim voorkomen.

Team spirit houdt werknemers betrokken

Als team sta je samen op de werkvloer, nu waarschijnlijk meer figuurlijk dan letterlijk, en werk je samen toe naar de team- en organisatiedoelen. Dit gevoel van saamhorigheid werkt als een motiverende factor – je wilt immers niet je teamleden teleurstellen – en moet daarom extra gestimuleerd worden als collega’s elkaar minder of niet zien.

Werk op afstand aan een goede sfeer binnen het team en de gedeelde gedrevenheid. Denk bijvoorbeeld aan digitale vrijdagmiddagborrels of regelmatig een moment plannen om niet-werk gerelateerd bij te praten. Blijf successen vieren en samen problemen oplossen. Zo ga je mogelijke gevoelens van isolatie tegen en kunnen teamleden ook makkelijker elkaar verantwoordelijk houden. Om dit te doen is er vooral één ding belangrijk: communicatie.

Communicatie is essentieel

Zonder communicatie raak je gemakkelijker geïsoleerd, en is het moeilijker om betrokken te blijven. Communicatie is op afstand dus extra belangrijk. Dit kun je doen door regelmatig te (video)bellen, zowel één-op-één als in teamverband. Het is ook aan te raden om elke dag te beginnen met een korte teambespreking, waarin iedereen kan laten weten wat ze van plan zijn te doen die dag. Dit naast een zekere mate van sociale controle, draagt dit ook weer bij aan het teamgevoel en de motivatie.

Zoals eerder genoemd zal de communicatie nu meer op afstand plaatsvinden dan persoonlijk. Gelukkig zijn er een hoop mooie tools om van een afstand te communiceren en samen te werken.

Erken problemen en prestaties

Veel mensen werken nu gedwongen thuis, meer dan normaal of zelfs volledig. Doordat veel organisaties halsoverkop in lock-down gingen, is het niet vreemd dat er nog wat kinken in de kabel zitten wat betreft thuiswerken.

Daarnaast is het goed mogelijk dat mensen deze thuiswerkperiode gemotiveerd begon, maar in de loop der tijd toch de motivatie af voelt nemen.

Erken deze problemen en moeilijkheden en probeer samen tot een oplossing te komen. Geef er in ieder geval gehoor aan en toon er begrip voor – ze doen hun best met wat er mogelijk is.

Hetzelfde geldt voor geleverde prestaties: op afstand is het gemakkelijk om ze over het hoofd te zien of er weinig aandacht aan te schenken, terwijl dit wel goed is voor het moreel. Biedt ook af en toe wat leuks aan het team om de energie hoog te houden, zoals een thuisbezorgde lunch van de zaak.

Werk aan de digital employee experience

Het grootste deel van de samenwerking en communicatie zal nu digitaal verlopen. Als dit proces langdurig of over-gecompliceerd is, haken mensen sneller af en zal de productiviteit aanzienlijk dalen. Het is daarom essentieel om te zorgen voor een goede digital employee experience.

Dit kun je niet alleen doen door het gebruiken van de juiste tools, maar ook door de juiste inzet van deze tools. Leer meer over het verbeteren van de digital employee experience in deze blog.

Neem actie tegen onnodig verzuim

Thuis werken biedt een hoop flexibiliteit, en dat is mooi. Het is makkelijker om je eigen tijd in te delen. Zo kun je tussendoor kleine klusjes rond het huis doen, of op andere momenten rust nemen dan binnen pauzes op kantoor. Voor de meeste organisaties is het echt niet zo erg als je de ene dag iets eerder stopt of langer pauze neemt, zolang je dit compenseert.

Dit soort flexibiliteit is voor het grootste deel gebouwd op vertrouwen. Het is dus zonde als mensen daar misbruik van maken. Ook voor de mensen die zich wel netjes aan het beleid houden, omdat dit uiteindelijk ook een negatief effect op hen kan hebben (denk minder flexibiliteit door een gebrek aan vertrouwen, of constant extra werk oppakken van collega’s die “iets te flexibel” werken). Iedereen kan wel eens een mindere dag, of zelfs week hebben, maar dat is wat anders dan systematisch onnodig verzuimen.

Je wilt echter niet mensen constant controleren en op de vingers kijken of ze daadwerkelijk goed omgaan met het thuiswerken. Doe dat dan ook niet, maar maak het wel duidelijk dat misbruik van de huidige situatie niet gewaardeerd wordt, met bijvoorbeeld een officiële waarschuwing (mocht dit zich voordoen).

Als iedereen zich aan de afspraken houdt, kun je optimaal profiteren van de voordelen van thuis werken.

Bij al deze punten is het goed om te onthouden dat hier ook een balans in te vinden is met gezonde controle, zonder mensen op hun lip te zitten. Een poging om verzuim te voorkomen, kan uitdraaien op micromanagement, ontevreden medewerkers en uiteindelijk het tegenovergestelde effect. Thuis een balans vinden tussen werk en privé kan moeilijk genoeg zijn. Het beste wat je kunt doen is hierin te ondersteunen en begeleiden, niet overheersen en over-controleren.