Adoptie begint vóór het kiezen van een digitale werkplek

Veel mensen werken al sinds de opkomst van Windows op dezelfde manier. Na 15 jaar op dezelfde manier te werken is de overgang naar een nieuwe werkplek groot. Adoptie is daarom een belangrijk onderdeel om in gedachte te houden bij het kiezen van een digitale werkplek. Onlangs startte een zorginstelling met 1.700 medewerkers met Workspace 365. Georgia begeleidde als Customer Success Maker de overgang naar de adaptive workspace.

Voordat je als organisatie overgaat naar een nieuwe werkplek, is het goed om te weten wat je wilt veranderen. Omdat een adaptive workspace zich automatisch aanpast aan iemands rol, apparaat en locatie is het belangrijk om te weten wat elke groep medewerkers in de werkplek gaat gebruiken.

Georgia: “De zorginstelling onderzocht welke rol hun intranet en Office 365 zou spelen binnen hun digitale werkplek. Ze kwamen er snel achter dat ze door Office 365 te introduceren hun werkprocessen complexer zouden maken.

Na hier over te praten met hun IT-dienstverlener kwamen ze uit bij Workspace 365. In het eerste kennismakingsgesprek gaven toen wij direct aan hoe belangrijk adoptie van de werkplek is en welke impact het kan hebben op het werk.”

Waar je op moet letten als je een digitale werkplek kiest

Georgia: “Na het kennismakingsgesprek hebben we een adoptieplan voor de hele organisatie opgesteld. Naast een sterk inventarisatieplan vonden we het ook belangrijk direct een passende naam te geven aan de werkplek.

Door de werkplek een menselijke naam te geven komt de werkplek persoonlijker over op de mensen die minder IT-vaardig zijn en is het makkelijker het uit te rollen in de organisatie omdat je het niet meer over een product hebt, maar iets wat specifiek voor de organisatie is.”

Om de tevredenheid van de werkplek te verhogen is het belangrijk om op te letten of je de gehele werkplek kunt personaliseren. Dat houdt in dat er per persoon die inlogt relevante informatie en applicaties getoond wordt. Daarnaast is het belangrijk dat je de huidige applicaties kunt toevoegen, maar ook nieuwe relevante informatiebronnen en intranetcomponenten.

Hoe verhoog je adoptie bij nieuwe en mobiele medewerkers?

Het is belangrijk dat mobiele medewerkers en medewerkers die later instromen via de werkplek zelf kunnen leren hoe ze deze gebruiken. Voor mobiele medewerkers is dit belangrijk, omdat je ze niet altijd samen kunt brengen voor een trainingssessie.

Georgia legt uit hoe de zorginstelling hiermee omgaat.

“Om te starten waren er sessies met de key-gebruikers van de werkplek waarmee we gezamenlijk de werkplek hebben ingericht. Vervolgens is dit in een grotere groep in trainingssessies bekend gemaakt en zijn enthousiaste mensen geselecteerd om als ambassadeur op te treden op diverse locaties om mensen in te lichten over de nieuwe werkplek en te helpen met vragen. In de eerste week hadden zij hiervoor ook eigen bedrukte kleding zodat ze duidelijk herkenbaar waren.

De ambassadeurs verzamelden zo ook feedback om de werkplek verder te personaliseren met de juiste applicaties, formulieren en communicatiestromen. Zo gaven de zorgverleners, die bij cliënten langs gaan, de voorkeur aan ondersteuning via de chat-functie, terwijl de mensen op het hoofdkantoor het liefst langs hun IT-helpdesk liepen.”

Nadat het doel van de werkplek is vastgesteld, er een inventarisatiesessie is geweest en de werkplek is ingericht, is het tijd voor de lancering.

Tools binnen Workspace 365 om adoptie te verhogen

Om te zorgen dat mensen die nieuw zijn in de organisatie of op een andere locatie werken direct zonder training aan de slag kunnen, zijn er in de werkplek een aantal tools waardoor ze zelfstandig informatie kunnen vinden.

Onderstaande tools zijn handig om de adoptie te verhogen bij mensen die mobiel werken, zoals thuiswerkers, studenten of zorgverleners die cliënten bezoeken. Deze tools heeft de zorginstelling ingezet om de adoptie van hun digitale werkplek Workspace 365 te verhogen:

1. Introductievideo waarin één van hun collega’s als de zogenoemde captain (een soort werkplek-influencer) laat zien wat je kunt doen met de werkplek.
2. How-to tegel met alle relevante uitlegvideo’s voor die persoon. De video’s zijn beschikbaar op basis van de rechten die toegekend zijn door de beheerder. Zo zie je bijvoorbeeld alleen de video over de Documenten App als je daar ook rechten toe hebt.
3. Chat integratie waarmee een zorgverlener, als er een IT-probleem is, direct kan zoeken in de kennisbank van de organisatie of contact kan opnemen met iemand van de IT-helpdesk. Dankzij de chat integratie kan de zorgverlener direct doorwerken zonder de focus op de patiënt te verliezen.
4. Analytics koppeling om het gebruik van de werkplek en onderdelen te meten.
5. Applicatiebeheer waardoor applicaties alleen beschikbaar zijn via de werkplek. Dit verhoogt de adoptie omdat mensen alleen via één veilige methode applicaties kunnen openen. Daarnaast zien mensen alleen relevante applicaties op basis van hun rol in de organisatie, hun locatie, apparaat, browserkeuze en meer.
6. Nieuwsberichten en socialfeeds in de werkplek zorgen dat mensen graag terugkeren om te kijken of er iets nieuws te zien is. De communicatieafdeling van de zorginstelling krijgt zo ook een hogere zichtbaarheid. Zij integreren nieuws uit SharePoint, al kun je ook kiezen voor de Mededelingen tegel, waarmee je ook direct het aantal likes en views van artikelen meet.
7. De feedback button in Workspace 365 om response te krijgen van medewerkers.

Efficiënter werken door een hoge adoptie

“Doordat zij vóór het kiezen van een digitale werkplek al goed stilstonden bij adoptie, hebben zij een werkplek gekozen die zij extra kunnen personaliseren. Hun eigen intranet is geïntegreerd in de werkplek, wat medewerkers stimuleert de werkplek te gebruiken. Daarbij hebben zij er een naam aan gegeven, waardoor mensen zich gelijk vertrouwd voelden met de werkplek.

Alle losse portalen en documentlocaties zijn teruggebracht tot één omgeving. Door in die omgeving gebruik te maken van Single Sign-on, heeft elke medewerker met één inlog toegang tot alle applicaties en informatie. Hierdoor besparen alle zorgverleners minimaal een half uur per week en werkt iedereen efficiënter en effectiever’’, aldus Georgia.

Momenteel aan het oriënteren op een werkplek of benieuwd naar het adoptietraject? Neem dan contact met ons op.