Alle applicaties in de browser, tijd voor een online werkplek?

Veel organisaties bieden hun medewerkers een werkplek aan op basis van een remote desktop. Dit was tien jaar geleden een mooie oplossing om applicaties beheerd aan te bieden, maar is dit vandaag de dag nog steeds het geval of is het een onnodig dure oplossing? In dit artikel schets ik de werkplekwensen van verschillende medewerkers binnen zorginstellingen en verschillen in kosten en opbouw tussen een Remote Desktop werkplek en een moderne Online werkplek.

Opkomst van webapplicaties

Binnen iedere organisatie is er een sterke opkomst van web-based applicaties (web apps). Sterker nog, alle zorgorganisaties die wij spreken geven aan web apps te verkiezen boven de Windows variant. Dus als er steeds minder applicaties zijn die een Windows omgeving nodig hebben, wordt het dan niet tijd het uitgangspunt van de werkplek te veranderen?

Als er nog maar zo weinig applicaties zijn die een Windows omgeving vragen, wordt het dan niet eens tijd het uitgangspunt van de werkplek te veranderen?

Werkplekwensen en eisen binnen de zorg

Iedere medewerker binnen een zorgorganisatie stelt andere wensen en eisen aan hun werkplek. Hieronder kun je de grote verschillen lezen tussen zorgmedewerkers, een kantoormedewerker of iemand van de IT-afdeling. Ondanks deze verschillen krijgt in de huidige situatie elke medewerker dezelfde remote desktop werkplek. Is dat niet vreemd?

Zorgmedewerker
De meeste tijd en handelingen verrichten zorgmedewerkers over het algemeen in daarvoor bestemde zorgapplicaties. Vanwege het flexibele karakter (altijd en overal kunnen werken) zijn tegenwoordig vrijwel alle applicaties voor deze groep browser gebaseerd. Office applicaties gebruiken ze wel, maar vaak alleen voor het inzien van bestanden, minder voor het bewerken hiervan. De vraag is dus of deze medewerker echt een remote desktop nodig heeft, of kan voldoen met een goedkopere online werkplek met dezelfde functies en security.

Kantoormedewerker
Op de administratie afdeling wordt ook steeds meer met web apps gewerkt, echter vaak zijn ze nog gebonden aan een aantal Windows applicaties. Daarnaast maken deze medewerkers gebruik van zeer uitgebreide functies van de verschillende Office applicaties. Hiervoor hebben zij de lokale Office apps nodig.

IT-managers
Voor IT-managers zijn het beheer, de kosten en de security van de werkplekken belangrijk. Hoe minder tijd ze kwijt zijn aan ‘simpele’ gebruikers vragen, des te meer tijd ze hebben voor echte procesoptimalisatie. In de meeste gevallen vindt de opslag van documenten voor alle medewerkers plaats op een file server maar onderzoeken veel IT-managers de mogelijkheden voor een migratie naar een online werkplek vanwege de kostenbesparingen en samenwerkingsmogelijkheden

Opbouw van de Remote Desktop werkplek

Het aanbieden van een remote desktop werkplek voor alle medewerkers vraagt om een grote en kostbare infrastructuur met relatief hoge licentiekosten. Zoals binnen de meeste zorginstellingen wel bekend is heb je voor de remote desktop werkplek een aantal vaste componenten nodig. Zo moet er voldoende infrastructuur beschikbaar zijn om de Virtual Machines (VM’s) af te nemen en zijn er Microsoft SPLA-licenties nodig voor het gebruik van Office, RDS en SQL. Daarbij wil je natuurlijk e-mail voor je gebruikers en moeten de VM’s beschermd worden tegen schadelijke invloeden van buitenaf (security). En voor bestanden mogen goede back-up en herstel mogelijkheden niet ontbreken.

Met name de infrastructuur en de Office licenties zijn een grote kostenpost binnen deze werkplekoplossing omdat alle medewerkers, of ze nu volledige online werken of niet, dezelfde remote werkplek aangeboden krijgen. De meeste IT-managers kennen deze setup maar al te goed en weten dus dat een dergelijke werkplek al snel € 50,- per medewerker per maand kost. Dit is dan alleen de infrastructuur en licenties, dus zonder eventuele support. Grotere zorginstellingen zien soms zelf de mogelijkheid om een dergelijk infrastructuur op te zetten waardoor kosten voor de werkplek gedrukt kunnen worden. Toch brengen de meeste zorginstellingen hun werkplek onder bij een IT-dienstverlener.

Opbouw van de Online Werkplek

Met de online werkplek kan je als zorginstelling al snel 50% besparen op de werkplekkosten ten opzichte van een remote desktop werkplek. De online werkplek kent dan ook een andere opbouw. In dit voorbeeld nemen we Office 365 als basis samen met ons platform Workspace 365 om een complete browser-based werkplek aan te bieden en te beheren. Omdat zorgmedewerkers bestanden in kunnen zien met online Office-applicaties kunnen we voor deze groep medewerkers gebruik maken van Office 365 Enterprise E1 licenties. Ook hier is security van belang en mogen goede back-up en herstelmogelijkheden niet ontbreken.

Door het aanbieden van een passende online werkplek per medewerker is het mogelijk tot 50% op kosten te besparen. Is er eigenlijk nog een reden om niet te kiezen voor een online werkplek?

Ondanks dat niet alle medewerkers het nodig hebben is er voor de groep die het wel nodig heeft nog een infrastructuur nodig voor het ontsluiten van Windows-applicaties. Maar omdat niet iedereen Windows-applicaties nodig heeft kun je in plaats van de remote desktop, iedereen een online werkplek aanbieden met daarin apps, documenten en informatie (nieuws, statistieken, etc.) die op basis van rollen beschikbaar worden. Hierdoor kan je dus flink op dit deel van de infrastructuur besparen. Zeker wanneer je bedenkt dat misschien maar 20% van alle medewerkers nog gebruik maakt van een Windows-applicatie. Daarbij zijn de Office 365 licenties voor online medewerkers een stuk voordeliger. Met een kleinere infrastructuur en lagere licentiekosten zien we dat zorginstellingen nog geen 25,- per medewerker per maand kwijt zijn met een online werkplek zonder aan functionaliteit in te boeten. En dit eigenlijk alleen doordat de online werkplek het aanbieden van een passende werkplek per medewerker mogelijk maakt.

Waarom een online werkplek de toekomst heeft

Zorginstellingen kunnen zonder grote aanpassingen al snel tot 50% besparen op hun werkplekkosten. Veel zorginstellingen zien online werken als de toekomst en bewegen al langer naar “Cloud tenzij” waar het hun applicaties betreft. En de grootste groep medewerkers, de zorgmedewerkers, werken vaak al volledig in de browser. Tel daarbij op dat de moderne online werkplek op geen enkele manier onder doet voor de remote desktop variant en er is weinig tot geen reden om niet te kiezen voor een online werkplek. Daarbij geeft de online werkplek je de mogelijkheid om precies die werkplek aan te bieden die past bij de medewerker. Kies dus per medewerker voor een volledige online werkplek of juist een hybride werkplek met Windows-applicaties en/ of file server integratie. In alle gevallen bespaar je als zorginstelling flink op infrastructuur- en licentiekosten. Wordt het dan niet eens tijd om de overstap te maken naar een online werkplek?

Benieuwd hoe andere zorginstellingen dit doen? Lees hier de business case van RSZK ZorgProfesionals die drastisch kosten besparen door volledig van Citrix over te gaan naar een online werkplek.

Met vriendelijke groet,

Gijs van Hees