10 elementen van een goede digital employee experience

In deze tijden van hoog personeelsverloop en een nog hoger oplopende War on Talent prijkt de digital employee experience (DEX) steeds hoger op de prioriteitenlijstjes binnen C-level. De volgende 10 elementen en kenmerken aantonen dat de DEX binnen jouw organisatie op een constant hoog niveau zit.

DEX: graadmeter voor technologietevredenheid

Simpel gesteld draait DEX om alle ervaringen die medewerkers binnen een organisatie hebben met technologie. Technologie kan tot grote tevredenheid en enorme productiviteit leiden, maar ook gemakkelijk tot frustraties, stress en verloren tijd. Medewerkers ergeren zich vaak kapot aan bijvoorbeeld meerdere versies van een document die in omloop zijn of het niet beschikken over de juiste tools.

Volop inzetten op DEX is in de huidige arbeidsmarkt een zinvol strategisch besluit. De DEX kan immers doorslaggevend zijn bij het aannemen of behouden van een baan. Bijna één op de vijf Nederlanders overweegt momenteel zelfs om hun functie op te zeggen omdat ze niet beschikken over de juiste technologie om productief te kunnen zijn, blijkt uit onderzoek van Ivanti. De volgende 10 elementen illustreren dat het met de DEX binnen jouw organisatie wél goed zit.

#1 Alles op één plek

Uit een publicatie van Harvard Business Review blijkt dat medewerkers al snel duizenden keren per dag switchen tussen applicaties. Nodeloos te zeggen hoeveel frustraties dit oproept. Om medewerkers een fijne technologie-ervaring en productieve werkdag te kunnen bieden, is het zaak om alle systemen, applicaties, workflows, documenten en informatie te verenigen op één plek. Een moderne digitale werkplek zoals Workspace 365 maakt dit mogelijk.

Hebben mensen al hun collaboration tools, documentmanagementsystemen en sociale functionaliteiten (zoals instant messaging, een personeelszoekfunctie en (delen van) het intranet) en alle documenten, processen, taken, data uit systemen en andere informatie beschikbaar binnen één omgeving? Dan zijn je medewerkers gelukkig met de technologie die ze gebruiken, altijd up-to-date omdat ze alle communicatie en informatie op één centrale plek hebben én kunnen ze naadloos samenwerken en informatie uitwisselen met teamleden en collega's van andere afdelingen.

Workspace 365 combineert alles wat je medewerkers nodig hebben in één werkplek, waarbij ze dankzij Single Sign-On alles binnen één klik kunnen bereiken. Daarbij is het zelfs mogelijk om legacy software te integreren en op een uniforme manier aan te bieden.

#2 Naadloze HR-, IT- en andere bedrijfsprocessen

Digital employee experience draait om naadloze technologische ervaringen. En dat betekent ook dat verschillende essentiële processen op naadloze wijze bij elkaar moet laten komen, zonder dat je daarvoor steeds moet switchen tussen platformen en applicaties. Met een digitale werkplek kan dat vorm krijgen doordat workflows uit verschillende systemen op slimme wijze bij elkaar kunnen worden gebracht in één omgeving. Zie het als een soort olifantenpaadjes om werk sneller gedaan te krijgen.

Een digitale werkplek zoals Workspace 365 biedt de mogelijkheid om processen te integreren en taken direct af te handelen via Micro Apps, waarmee medewerkers makkelijk taken kunnen afhandelen zonder de werkplek te verlaten. Vaak gaat het om taken op het gebied van finance, HR of IT. Denk aan verlof aanvragen en supporttickets of declaraties indienen. Omdat mensen vaak onnodig veel tijd kwijt zijn aan dit soort taken, juichen ze technologie die dit vergemakkelijkt enorm toe.

Een interessante ontwikkeling wat dit betreft is het low-code Power Platform van Microsoft. Met Power Apps kunnen bedrijven relatief gemakkelijk zelf applicaties ontwikkelen die concrete businessuitdagingen oplossen, terwijl met Power Automate organisatorische processen kunnen worden geautomatiseerd. Beide zijn zeer krachtig in combinatie met een digitale werkplek.

#3 Self-service die matcht met de skills van medewerkers

Self-service is op papier een krachtig middel om een ultieme DEX te bereiken. Kunnen mensen onder meer zelf verlofaanvragen of servicetickets indienen, dan zijn ze minder afhankelijk van bijvoorbeeld de openingstijden van en wachttijden bij afdelingen zoals HR en IT. De mate waarin self-service wordt vereist, moet echter wel matchen met de digitale skills van je medewerkers. Is dat niet het geval? Dan raken ze gefrustreerd en worden je afdelingen overladen onder de supporttickets.

Voornoemde match is dus belangrijk, monitor dit grondig en op doorlopende basis. Wat misschien nog wel belangrijker is: self-service processen moeten zo eenvoudig en intuïtief mogelijk zijn ingericht. Ook is het van belang om de juiste ondersteuning te bieden voor self-service issues. Integreer bijvoorbeeld een chatfunctie in de werkplek waarmee ze in contact kunnen komen met een HR- of IT-medewerker.

#4 Geen shadow IT

DEX en shadow IT zijn elkaars natuurlijke vijanden. Als mensen niet tevreden zijn met de technologie die er voorhanden is, grijpen ze naar eigen applicaties en apparaten. En dat is een serieus probleem voor veel organisaties: uit voornoemd onderzoek van Ivanti blijkt bijvoorbeeld ook dat 52 procent van de Nederlandse werknemers stelt eigen geld te besteden aan technologie om productiever te kunnen werken. Shadow IT is dus per definitie een teken dat er iets mis is met je DEX.

Dit brengt een belangrijk nevenvoordeel van DEX aan het licht: security. Minder zelf uitgekozen SaaS-applicaties of eigen tablets die rondzwerven binnen de organisatie, betekent immers ook minder security-risico's.

Door oude, geliefde en nog steeds functionele applicaties op te nemen in de werkplek, vermindert de noodzaak tot shadow IT. Met een hybride werkplek van Workspace 365 kun je (legacy-)applicaties die draaien op virtualisatieplatformen zoals Azure Virtual Desktop en Citrix Workspace makkelijk integreren in je werkplekomgeving. Met Clientless RDP kun je bovendien individuele applicaties toevoegen, die remote worden gestreamd in de browser.

#5 Automatisch pad naar veiligheid

Om voort te borduren op die security: fijne technologie stuurt medewerkers ook bijna automatisch naar de veiligste keuzes. Veiligheidsmaatregelen zoals multi-factor authenticatie worden aangeboden op een laagdrempelige en intuïtieve wijze, waardoor de adoptie wordt geoptimaliseerd. Slimme technologie kan ook onveilige situaties voorkomen, onder andere via conditional access. Binnen de digitale werkplek betekent dit bijvoorbeeld dat bepaalde gevoelige informatie niet kan worden geopend van buiten het bedrijfsnetwerk.

Fijne tools voor medewerkers impliceren in de regel ook dat werkplekbeheerders kunnen instellen dat beveiliging een intuïtief proces wordt. Gevolg voor medewerkers is dat ze niet meer zelf hoeven na te denken over security, wat ze stress scheelt en een betere DEX oplevert.

#6 Verschillende afdelingen én eindgebruikers betrokken

Technologie is er uiteindelijk voor de eindgebruiker. Bij DEX moet niet alleen de IT-afdeling betrokken zijn. Het is bijvoorbeeld ook belangrijk dat de afdelingen communicatie en HR hun zegje kunnen doen. HR heeft bijvoorbeeld veel voelsprieten onder de huidige en toekomstige medewerkers.

Ook en vooral moeten de verschillende soorten eindgebruikers onderdeel zijn van de DEX-optimalisatie. Aan de hand van bijvoorbeeld enquêtes, interviews, gegevensanalyses en workshops kun je de DEX doorlopend monitoren. Wat betreft de digitale werkplek kun je analytics integreren. Dit alles kan nieuwe requirements opleveren, die IT vervolgens moet realiseren.

#7 Training en ondersteuning

Nieuwe tools zijn leuk, maar nutteloos als ze niet (goed) worden gebruikt. Bij organisaties met een optimale DEX worden medewerkers meegenomen bij de adoptie van nieuwe technologieën en frequent getraind op hun digitale vaardigheden. Die training is niet alleen gericht op de techniek zelf, maar ook bijvoorbeeld op productiviteitscoaching en het omgaan met de grote hoeveelheid informatie en notificaties. Het hoofd kunnen bieden aan technostress is immers een ingangsvereiste voor een goede DEX.

Ook de ondersteuning is belangrijk. Hebben mensen vragen over de technologie die ze geacht worden te gebruiken, dan moeten ze op een laagdrempelige manier support kunnen zoeken. Dit kan bijvoorbeeld door een chatfunctie of IT-servicemanagementsysteem te integreren in de digitale werkplek.

#8 IT-onboarding als kickstart voor DEX

Veel bedrijven hebben hun onboarding niet op orde, hetgeen killing is voor de DEX. Uit een onderzoek van VMware blijkt zelfs dat slechts 17 procent van de mensen op hun eerste werkdag beschikt over alle tools en technologieën die ze nodig hebben. Organisaties met de beste DEX zorgen juist dat IT wordt meegenomen bij de onboarding. Nieuwe medewerkers leren dus meteen hoe ze met de technologie moeten omgaan en kunnen dus van meet af aan productief en met veel plezier werken.

#9 Gepersonaliseerde IT

IT die is afgestemd op verschillende gebruikersgroepen of zelfs individuen... In tijden van machine learning en geavanceerde analytics klinkt het voor de hand liggend, maar het is nog lang niet altijd werkelijkheid. Dankzij kunstmatig intelligente, zelflerende technologieën kan de digitale werkplek worden gepersonaliseerd voor medewerkers. Los van het tonen van relevante applicaties en informatie kun je bijvoorbeeld denken aan een werkplek die altijd op het juiste moment vraagt om je uren te registreren.

Moderne digitale werkplekken zoals Workspace 365 zijn adaptive workspaces die in hoge mate personaliseerbaar zijn. Op basis van conditional access kan de werkplek bijvoorbeeld worden aangepast voor individuen en groepen, maar de werkplek past zichzelf ook aan op basis van iemands rol, locatie, apparaat en browser.

#10 Monitoring, monitoring, monitoring

DEX is geen touretappe, het heeft geen finish. Mooi om de optimale DEX te realiseren, maar morgen kunnen de wensen van je medewerkers zijn veranderd, nieuwe frustraties zijn ontstaan of veelbelovende nieuwe technologieën zijn gelanceerd. Constante DEX-monitoring is dus van belang. Alleen door constant aan afdelingen en eindgebruikers te vragen wat ze willen en missen, kun je een DEX in optima forma op de lange termijn garanderen.

DEX done right

De digital employee experience wordt een steeds belangrijker middel voor bedrijven. Niet alleen om personeelsproblemen te lijf te gaan, maar ook - zo hebben we laten zien in dit artikel - om productiever te worden, HR-, IT- en andere bedrijfsprocessen efficiënter te maken en de security te vergroten.

Waar de DEX misschien aanvankelijk een eendimensionaal trucje lijkt, is het dus in feite een instrument dat (mits juist ingezet) bedrijfsbreed een hoge return on investment (ROI) kan opleveren. Van alles op één plek en naadloze processen die bij elkaar worden gebracht in één omgeving tot training, ondersteuning en IT-onboarding: het creëren van een ultieme DEX levert veel op, maar heeft ook behoorlijk wat om handen.

Wil je meer weten over Workspace 365? Neem dan contact met ons op.