English
Hoe goed de technologie die je implementeert ook is, het kan net zo goed meteen in de prullenbak als je medewerkers het niet omarmen. De digitale behendigheid van je medewerkers bepaalt in hoge mate het succes van je digitale initiatieven - en dus van je digitale transformatie. Wat is digitale behendigheid precies? Waarom moet je erin investeren? En wat kun je doen om het te verbeteren?
Digitaal transformeren door behendigheid
Het belang van digitale behendigheid is onderstreept door de coronacrisis. Nieuwe digitale tools voor samenwerken op afstand werden massaal geïntroduceerd door bedrijven, maar het gebruik ervan liet bij de meeste organisaties - zeker op het begin - te wensen over. Digitaal behendige organisaties wisten snel te transformeren door nieuwe manieren van werken in te voeren en hun dienstverlening aan te passen op basis van de nieuwe situatie.
Tegenwoordig is het makkelijker dan ooit om nieuwe technologie te implementeren. Software-as-a-Service (SaaS)-tools zijn bijna plug-and-play en vaak met enkele klikken te integreren met andere applicaties. De grootste uitdaging ligt normaliter dan ook niet in de technologie, maar in wat we in de IT 'adoptie' noemen. Oftewel: het accepteren en onder de knie krijgen van het nieuwe product. De digitale behendigheid van je medewerkers vervult daarin een sleutelrol.
Wat is digitale behendigheid?
De term digitale behendigheid - in het Engels: digital dexterity - is ooit geïntroduceerd door het toonaangevende onderzoeks- en adviesbureau Gartner. Het gaat om een bepaalde kwaliteit van medewerkers die het digitale succes van je organisatie bepaalt. Daarbij draait het niet zozeer om digitale vaardigheden of digitale geletterdheid, maar meer om een combinatie van opvattingen en gedrag waardoor je binnen kortere tijd betere resultaten kunt boeken met je digitale initiatieven.
Digitaal behendige medewerkers zijn benieuwd naar het technologische potentieel van de organisatie. Ze tonen bereidheid om bepaalde risico's te nemen, willen iteratieve en op samenwerking gerichte manieren van werken omarmen en zijn handig met technologie en data.
Volgens Gartner zijn er de volgende vaardigheden voor nodig:
- Zakelijk inzicht
- Aanpassingsvermogen
- Diplomatiek ingesteld zijn
- Makkelijk kunnen samenwerken met mensen die andere perspectieven en ervaringen hebben
- Systeemdenken, oftewel het begrijpen van interne en externe relaties tussen technologieën en processen.
Het onderzoeksbureau stelt op basis van een groot wereldwijd onderzoek dat slechts 9 procent van de medewerkers oprecht 'digitaal behendig' kan worden genoemd. Waarom is dit aantal zo laag? Dat komt vooral omdat het gaat om een unieke combinatie van vaardigheden en ambitie. Juist die ambitie om digitaal te werken en een digitale business te bouwen is zo belangrijk. Het betekent namelijk dat medewerkers willen innoveren, risico's durven te nemen en bereid zijn om nieuwe vaardigheden te leren.
Digitale behendigheid ≠ digitale ervaring
Digitale behendigheid, digitale vaardigheden, digitale geletterdheid, digitale medewerkerservaring: is dat niet één pot nat? Zeker niet. Waar het bij de laatste drie vooral draait om iemands technologische kennis, vaardigheden en ervaring, gaat het bij digitale behendigheid ook en vooral om de houding en het gedrag van medewerkers. Vaak zal er overigens sprake zijn van een sterke correlatie tussen die twee. Iemand die niet bereid is om nieuwe technologie te omarmen, zal per slot van rekening ook weinig kennis over, vaardigheden in en ervaring met technologie hebben.
Waarom moet je investeren in digitaal behendig personeel?
Simpel gesteld: vanwege het principe van survival of the digitally fittest. Digitale transformatie is essentieel om niet achter te raken op de concurrentie; digitale behendigheid is daarbij een noodzakelijke voorwaarde. We zeiden het al: je kunt kapitalen investeren in nieuwe technologie, maar als medewerkers daar niks mee doen kom je geen stap verder.
Gartner signaleert dat de 9 procent digitaal behendige medewerkers zo'n beetje eigenhandig verantwoordelijk is voor het slagen van digitale initiatieven. Zij bedenken de projecten, zij zijn er de aanjagers van, zij passen hun werkwijze aan, zij gebruiken de technologie als eerste en zij leveren uiteindelijk de meeste waarde. Als je personeel de vrachtwagen is die jouw organisatie voortstuwt, zijn digitaal behendige medewerkers daarvan de motor.
Wat blijkt? Digitaal behendige medewerkers zetten technologie in als een tool om concurrentievoordeel te halen. Ze kijken steeds naar oplossingen die de organisatie helpen om te innoveren en die de klant centraal stellen.
Digitaal behendige organisaties zijn alert op opkomende technologieën, agile en klaar om snel van strategie te veranderen. Daarnaast kunnen ze uitstekende bedrijfsresultaten behalen in een snel veranderende markt door nieuwe technologieën op slimme wijze in te zetten. Organisaties die digitale behendigheid ontberen, kampen juist vaak met legacy-systemen en oude manieren van werken, waardoor ze meer bezig zijn met bijbenen dan met vooruit kijken.
Manieren om de digitale behendigheid te verbeteren
Er zijn verschillende manieren om de digitale behendigheid van je organisatie te verbeteren en daardoor een beter rendement te halen uit (nieuwe) technologie.
1. Begin met onderzoek
Meten is weten, vragen is slagen. Begin daarom met het afnemen van vragenlijsten en het instellen van een focusgroep. Wat zijn nu eigenlijk de factoren die ervoor zorgen dat medewerkers nieuwe technologie niet willen omarmen? Waar zitten ze wel op te wachten? Wat ging er mis in het verleden en hoe zou je die punten in de toekomst kunnen oplossen? Zo kom je erachter wat je medewerkers bezighoudt, welke zorgen ze hebben en welke oplossingen voor hen het beste werken.
2. Inbouwen in je bedrijfsvoering
In plaats van hopen dat je medewerkers digitaal behendig worden, kun je het stimuleren van digitale behendigheid ook tot een wezenlijk onderdeel van je bedrijfsvoering maken. Bijvoorbeeld door KPI's met betrekking tot prestaties van 'digitale' initiatieven op te nemen, pilots rondom technologie voor businessteams te ondersteunen en tijd vrij te maken voor je medewerkers voor technologiegerelateerde training on the job.
3. Persoonlijke doelen en bonuscriteria
Via persoonlijke doelen en bonuscriteria kun je mensen stimuleren om hun digitale behendigheid verder te ontwikkelen. Die bonuscriteria kunnen bijvoorbeeld gebaseerd zijn op de voortgang of resultaten van (nieuwe) digitale initiatieven.
4. Stel een toekomstvisie op
In een bedrijfsbrede toekomstvisie kun je de gedroomde toekomst verbeelden van jullie (digitale) werkplek. Waarom het helpt om de visionair uit te hangen en allerlei vergezichten te schetsen? Nou, omdat blijkt dat mensen eerder bereid zijn om nieuwe technologie te accepteren als ze begrijpen waarom het noodzakelijk is om de organisatie vooruit te helpen.
5. Communicatie en leiderschap
Communicatie vanuit het management over het belang van digitale initiatieven en digitale behendigheid is cruciaal. Daarbij is het raadzaam om een verhaallijn te construeren die het belang van digitale behendigheid benadrukt: waarom en hoe streven we dit na als organisatie? Via verschillende kanalen kun je uitleggen wat het nut is van een nieuwe applicatie of tool, denk bijvoorbeeld aan e-mail, het intranet of een lanceringsfeestje. Het is ook essentieel dat leiders het goede voorbeeld geven.
6. Adoptieprogramma
Investeer je in nieuwe tools om slimmer te werken? Dan stijgt je productiviteit natuurlijk pas op het moment dat mensen die tools daadwerkelijk gaan gebruiken. Je kunt Microsoft 365 wel implementeren, maar er zullen altijd medewerkers zijn die nog steeds bestanden delen via e-mailbijlages en meerdere versies van documenten blijven gebruiken.
De oplossing: een adoptieprogramma dat gericht is op een cultuuromslag en waarin gebruikers worden getraind in de nieuwe technologie. Schets daarbij ook het grotere plaatje: waarom is de nieuwe tool noodzakelijk? Hoe verbetert het de samenwerking, helpt het de klant beter of maakt het de bedrijfsprocessen efficiënter? Als mensen doordrongen zijn van het nut, voelen ze minder weerstand om de tool te gebruiken.
7. Technische support
Heb je medewerkers eenmaal zo ver dat ze gebruikmaken van de nieuwe technologie? Dan is het zaak dat ze niet meteen afhaken omdat ze een functie niet kunnen vinden of alweer vergeten zijn wat er precies allemaal kan worden gedaan met de tool. Zorg daarom voor voldoende technische support. Dat kan via de helpdesk zijn, maar ook in de vorm van online documentatie zoals pdf's of uitlegvideo's.
Neem technologische barrières weg met Workspace 365
Het zal inmiddels duidelijk zijn: digitaal behendige medewerkers zijn een belangrijke pijler van iedere toekomstbestendige organisatie. Het verlagen van technologische drempels is echter evenzeer belangrijk om de gebruikersadoptie te vergroten. De stelregel daarbij: technologie moet je altijd zo simpel mogelijk houden.
Zie hier de filosofie achter Workspace 365, dat complexe systemen simpel maakt door alle applicaties, communicatie en informatie te verenigen. In één adaptive workspace, die beschikbaar is vanaf elk apparaat en zich aanpast aan zowel de omgeving als de mensen die de werkplek gebruiken.
Bovendien geeft Workspace 365 je tools om de digitale behendigheid van medewerkers te vergroten. Denk bijvoorbeeld aan een How to-tile in de interface met video's die de verschillende onderdelen van de werkplek uitleggen en andere integratiemogelijkheden voor video's en iFrames.
Workspace 365 neemt daardoor technologische barrières weg: mensen hoeven zich niet steeds aan te passen, in plaats daarvan hoeven ze maar één platform in de vingers te krijgen. Om het gebruik van ons platform door je medewerkers te vergroten, bieden we daarnaast adoptieprogramma's aan en geven we adoptietrainingen aan de bedrijven die ons platform gebruiken.
Omdat we technologie leuk en simpel maken, verhogen we de bereidwilligheid om technologie in zijn algemeenheid te gebruiken. En daarmee vergroten we indirect dus ook de digitale behendigheid van je medewerkers. Mooi meegenomen natuurlijk, aangezien je daar ook weer profijt van hebt bij andere digitale initiatieven.
