De beste project management tools in de digitale werkplek

Het gebruik van verschillende online hulpmiddelen voor projectmanagement kan projectmanagers en projectteams helpen mijlpalen te bepalen, activiteiten te coördineren, risico's te verminderen en de efficiëntie te vergroten. Als jij onderdeel bent van een organisatie die aan veel projecten werkt en nog steeds vertrouwt op e-mail, spreadsheets en het bestandsnetwerk om projecten en teamcommunicatie te organiseren, dan moet het verbeteren van jouw digitale werkplek voor projectmanagers een prioriteit zijn.

In dit artikel gaan we dieper in op project management tools, waaronder:

• Wat zijn project management tools?
• Welke soorten project management tools zijn er?
• De voordelen van het gebruik van een digitale werkplek voor projecten
• Wat zijn enkele van de beste tools voor projectmanagement die je kunt gebruiken?
• Hoe kunnen deze worden geleverd in de digitale werkplek?

Wat zijn project management tools?

In de context van dit artikel, kunnen project management tools worden beschouwd als online applicaties die gewoonlijk beschikbaar zijn via de browser, die projectmanagers en projectteams helpen om gemakkelijker en efficiënter te werken. Voornamelijk door een sterkere communicatie en een betere verspreiding van informatie te mogelijk te maken.

Dit betekent dat er veel online tools zijn die kunnen worden gedefinieerd als project management tools. Sommige hiervan zijn speciaal ontworpen voor het opleveren van projecten - bijvoorbeeld Monday.com, terwijl andere, zoals Microsoft Teams, zijn ontworpen voor breder gebruik, maar aanzienlijk kunnen helpen bij het opleveren van projecten.

Het belang van project management tools

Projectmanagement is van cruciaal belang voor de meeste organisaties voor zowel interne initiatieven als extern gerichte projecten voor klanten. In sommige sectoren, zoals engineering en de bouw, vormt projectmanagement de kern van het DNA en de cultuur van de organisatie. Het is ook erg belangrijk voor sommige andere afdelingen; IT- en communicatiefuncties leveren vaak werk op in de vorm van projecten. Veel bedrijven hebben ook geavanceerde projectmanagementpraktijken met een Project Management Office (PMO) en een team van professionele projectmanagers.

Daarom, met projectmanagement als middelpunt van hoe vele organisaties en afdelingen werken en denken, zullen tools die helpen om projecten beter af te leveren, een aanzienlijk positieve impact hebben.

Waarom gebruik je project management tools?

Online plekken waar teams toegang hebben tot verschillende tools voor het managen van bedrijfsprojecten, hebben een aantal duidelijke voordelen:

• Efficiëntie verhogen: het hebben van één handige plek waar alle teamleden toegang hebben tot alle middelen die gerelateerd zijn aan een project, helpt de efficiëntie te verhogen en tijd te besparen. Het is veel efficiënter dan het gebruik van e-mail, waarbij items verloren gaan en communicatie over het hoofd wordt gezien; met één online plek hoeft de projectmanager geen updates te blijven sturen.

• Vermindert risico's: in een online projectruimte kunnen alle teamleden dezelfde middelen en informatie zien, waardoor het risico op misverstanden, het missen van mijlpalen en de toegang tot verouderde informatie van teamleden wordt verkleind.

• Zorgt voor verantwoording en transparantie: in een online projectruimte moet iedereen in staat zijn om de taken te zien die aan hen zijn toegewezen en de bijbehorende up-to-date status van elke taak, wat bijdraagt tot een betere verantwoording van acties, transparantie en duidelijkheid.

• Betere communicatie en coördinatie: goede communicatie binnen het team is essentieel voor een uitstekende projectoplevering, en online hulpmiddelen voor projectmanagement zorgen voor betere communicatie, met meldingen die ook teamleden helpen op koers te blijven.

• Toegang voor derden: bij veel projecten zijn externe partijen betrokken, dus een online ruimte met de juiste project management tools biedt iedereen gemakkelijke toegang.

• Beheer: met een online ruimte kan de projectmanager bepalen wie toegang heeft en wie niet, waardoor het gemakkelijker wordt om de toegang te beperken tot teamleden die aan het project werken.

Wat is belangrijk in een project management tool?

Binnen elke projectmanagement ruimte zijn er een aantal essentiële tools en mogelijkheden:

• Een documentenbibliotheek: een plek voor alle teamleden om toegang te krijgen tot de documenten die aan een project zijn gekoppeld, en om ervoor te zorgen dat ze de nieuwste en juiste versies hebben.

• Een discussiegebied: laat mensen open discussies voeren, updates delen en activiteiten coördineren.

• Berichten: de mogelijkheid voor teamleden om elkaar in real-time berichten te sturen.

• Team overzicht: een overzicht van de teamleden met contactgegevens, maar ook aanvullende informatie, zodat projectleden elkaar wat beter kunnen leren kennen.

• Tijdlijn: een zichtbare tijdlijn van het project met de bijbehorende mijlpalen is essentieel, met zowel hogere niveaus als meer gedetailleerde weergaven; meestal in een 'Gantt Chart'-stijl.

• Taakbeheer: taakbeheertools die verschillende taken aan teamleden toewijzen en vervolgens elk individu in staat stellen de status bij te werken kunnen echte waarde hebben door de transparantie en verantwoording te ondersteunen. Dit zorgt ook voor meer efficiëntie door middel van meldingen, zodat individuen alle taken die ze moeten uitvoeren kunnen bijhouden, ook met meerdere projecten tegelijkertijd.

• Externe toegang: veel complexe projecten vereisen dat meerdere partijen samenwerken, dus externe toegang tot een online ruimte is vaak een essentiële mogelijkheid. In de praktijk hebben externe organisaties soms alleen toegang tot een deel van de projectruimte, en blijven sommige gebieden alleen voor intern personeel.

• Individuele toegangscontrole: het is belangrijk om te kunnen bepalen welke personen toegang hebben tot een ruimte, zodat mensen gemakkelijk toegang kunnen krijgen en ontzegd kunnen worden wanneer ze het projectteam binnenkomen of verlaten. Integraties: soms kan er nuttige projectinformatie in een ander systeem staan, zoals financiële informatie, contactgegevens of speciale bestanden, zoals CADCAM-bestanden op een technisch project. In deze gevallen is integratie met een projectruimte die gemakkelijk toegang kan geven tot deze informatie erg handig.

• Tijd en kosten: soms moet in een projectruimte te besteedde tijd van medewerkers en de bijbehorende kosten vastleggen om te zorgen dat een project binnen het budget blijft. Dit kan ook gedaan worden door verschillende systemen te integreren.

• Andere samenwerkingstools: andere samenwerkingstools en -mogelijkheden zoals online meetings en whiteboarding kunnen soms ook worden geïntegreerd binnen een projectmanagement ruimte.

• Weergaven: sommige verschillende weergaven binnen een tool kunnen ook nuttig zijn, bijvoorbeeld een flexibele weergave van tijdlijnen en taken, een Kanban-bordweergave, enzovoort.

Beste project management tools

Het is lastig om de beste tools voor projectmanagement voor teams te definiëren, omdat er voor elk project verschillende behoeften en voorkeuren kunnen zijn. Er is ook veel keuze, wat goed nieuws is voor projectmanagers.

Als je je afvraagt: 'Wat zijn de beste project management tools', zijn hier enkele voorbeelden die al veel van wat we beschreven hebben op één plek bundelen. Dit zijn allemaal populaire, gevestigde keuzes, maar in de praktijk zijn er nog veel meer.

1. Microsoft Teams wordt snel door steeds meer organisaties omarmt en is een geweldige manier om de communicatie in projectteams te verbeteren. Het heeft ook de mogelijkheid om documentbibliotheken en andere tools te integreren.

2. Monday.com is de laatste tijd steeds populairder geworden en biedt een flexibele en aantrekkelijke tool, waar veel teams bij zweren om hen te helpen projectsucces te behalen. Dit kan goed werken voor teams die hulpmiddelen voor projectmanagement nodig hebben om talloze kleine projecten op te zetten. Het bevat veel verschillende weergaven, zoals tijdlijnen (Gantt-grafieken), Kanban-borden en meer.

3. Trello is een populaire online tool voor projectmanagement met een loyale aanhang, gebaseerd op een Kanban-bord dat zeer eenvoudig is om op te zetten, en gedeeltelijk werkt op een freemium-model.

4. Asana is een andere populaire optie om projectteams te helpen hun taken te beheren en de efficiëntie te verhogen. Het heeft ook een gratis abonnements-optie.

5. Smartsheet is een ander relatief volwassen projecttool dat de mogelijkheid biedt om taken te stroomlijnen, projecten bij te houden, kalenders te bekijken, documenten te delen en meer.

6. Wrike is nog een andere solide online projectmanagement platform, dat beweert een alles-in-één oplossing te zijn en agile projecten kan ondersteunen.

Hoe kan ik project management tools het beste beschikbaar maken in de digitale werkplek of intranet?

Projecttools gemakkelijk toegankelijk maken in jouw digitale werkplek of intranet is een krachtige manier om projectmanagers en teams te ondersteunen, en helpt ook om de acceptatie van de digitale werkplek te stimuleren. Er zijn talloze manieren om dit te doen, bijvoorbeeld door personalisatie te gebruiken om ervoor te zorgen dat mensen links kunnen vinden naar alle projectruimtes waar ze lid van zijn.

Hier zijn twee manieren om projectmanagement te integreren binnen Workspace 365:

1. Creëer overzicht door tijdlijnen te integreren in jouw digitale werkplek
   Geen vragen meer over tijdlijnen en deadlines. In dit voorbeeld heb ik de tijdlijn van Monday.com geïntegreerd in Workspace 365. Hierdoor kunnen leden van verschillende teams de status van projecten zien. Je kunt ook een Kanban-bord, takenlijsten en meer toevoegen.
   

2. Verenig communicatie, documenten en informatie in een gedeelde ruimte
   Het creëren van een projectmanagementruimte binnen Workspace 365 biedt één enkele bron voor projectteams. Dit is geweldig voor projectteams die toegang moeten hebben tot een aantal verschillende tools, bijvoorbeeld documenten die verschijnen in een SharePoint-bibliotheek, communicatiesites van Teams en informatie van een RSS-feed of intranet. In dit geval hoef je misschien niet eens toegang te krijgen tot een specifieke project management tool, maar kun je kiezen voor een 'best of breed'-benadering met toegang tot de beste tools en informatie die het team nodig heeft voor een succesvolle projectoplevering.

Projecten succesvol opleveren is van cruciaal belang voor organisaties

Het hebben van de juiste online hulpmiddelen voor projectmanagement is de sleutel tot succes van elk project. We hopen dat je de tips in dit artikel nuttig vindt, om je te helpen nadenken over de juiste benadering van projectmanagement.