De beste communicatietools voor thuiswerken

Als het hele bedrijf thuis werkt, hoe houd je dan goed contact met elkaar? Wij zetten de beste communicatietools voor thuiswerken en andere tips op een rij! Thuiswerken heeft veel voordelen maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Hoe houd je alle projecten draaiende? Hoe zorg je ervoor dat medewerkers productief zijn? En hoe zorg je voor een goede werksfeer? Communicatie is daarom een belangrijk aspect van thuiswerken.  

Online samenwerken aan documenten: Sharepoint 

Online samenwerken aan documenten is dé manier om met meerdere collega’s tegelijk en real-time aanpassingen door te voeren tijdens het thuiswerken. Via Sharepoint kunnen collega’s eenvoudig documenten met elkaar delen, zodat zij hier samen aan kunnen werken. Deze kunnen zij vervolgens direct voorzien van feedback via de officiële review-functie. Door de documenten als link, in plaats van als bijlage te delen, voorkom je tevens dat er meerdere versies van een document rondzwerven. Daarnaast worden er automatische back-ups gemaakt, zodat voortgang niet verloren kan gaan.  

Dankzij het documentmanagementsyteem (DMS) in onze digitale werkplek is deze vorm van online samenwerken nog eenvoudiger. In de documentenapp vind je al je documenten op één centrale en overzichtelijke plek terug. Zo maakt de onderliggende techniek niet uit en kunnen mensen hun bestanden uit SharePoint, OneDrive, Teams en de netwerkschijf snel openen. De documenten zijn op deze manier altijd en op ieder apparaat beschikbaar. 

Digitaal vergaderen: Microsoft Teams, Slack en Skype 

Twitter kondigde onlangs aan dat hun medewerkers in het vervolg altijd thuis mogen werken. Ook bij andere organisaties wordt er door de huidige situatie meer vanuit huis gewerkt. Maar welke communicatietools gebruik je om tijdens het thuiswerken het best digitaal te overleggen en vergaderen?  

De communicatietool die wij het meest inzetten voor digitaal vergaderen is Microsoft Teams. Daarnaast zijn er andere oplossingen zoals Slack of Skype voor bedrijven. Eén van de belangrijkste voordelen van Microsoft Teams is dat het eenvoudig is in gebruik en inbegrepen is bij de meeste Microsoft licenties. Naast dat je deze tool intern goed kan gebruiken voor vergaderen en het delen van documenten, is het ook mogelijk om externe mensen uit te nodigen. We raden aan om tijdens de digitale vergaderingen de camera in te schakelen, zodat medewerkers elkaar niet uit het oog verliezen en de betrokkenheid vergroot wordt.  

Binnen Workspace 365 is het ook mogelijk om een Teams live tile te plaatsen. Hierin heb je direct toegang tot de communicatiekanalen en documentenopslag van Microsoft Teams. 

Structureer en communiceer over je werk: Workspace To Do Tile en Microsoft Azure

Het kan tijdens het thuiswerken een uitdaging zijn om het overzicht te bewaken van alle lopende werkzaamheden. Een simpel to do lijstje kan al helpen om structuur aan te brengen en met je collega’s te delen waar je mee bezig bent. De To Do Tile in onze adaptive Workspace biedt hier een oplossing voor. In deze applicatie kunnen medewerkers eenvoudig takenlijsten aanmaken, taken toevoegen, bekijken en afvinken.  

Naast de To Do Tile maken wij graag gebruik van Microsoft Azure om gezamenlijke to do lists bij te houden. Via dit programma houd je alle werkzaamheden en projecten overzichtelijk door een team dashboard te creëren. Binnen dit dashboard is het mogelijk om taken aan te maken, toe te wijzen, te organiseren en te prioriteren. Andere tools voor het bijhouden van een gezamenlijke to do lijst zijn Trello en Asana, onze voorkeur gaat naar Microsoft To-Do omdat dit gekoppeld is aan je Microsoft 365 account en inbegrepen is bij de meeste licenties. 

Blijf betrokken bij je collega’s: Yammer 

Wanneer er veel op afstand gewerkt wordt, is het lastig om alle medewerkers verbonden en betrokken te houden. De beste communicatietool voor thuiswerken, die hier hulp bij biedt, is wat ons betreft Yammer. Yammer is een sociaal intranet waar personen korte berichten op kunnen plaatsen en waar collega’s op kunnen reageren. Denk bijvoorbeeld aan het delen van organisatienieuws, het vragen van advies of het verzamelen van feedback via een poll. Dit maakt samenwerken en communiceren makkelijker, doordat berichten zichtbaar zijn voor mensen waarvan je wellicht niet had verwacht dat zij je zouden kunnen helpen met je vraag of uitdaging. Op deze manier deel je eenvoudig kennis en is het mogelijk om collega’s op de hoogte te houden van de lopende projecten.  

Het is mogelijk om Yammer te integreren in het Workspace365 dashboard, zodat alle updates in de Workspace365 Live Tile verschijnen. Als beheerder hoef je alleen de applicatie te activeren vanuit Apps Management, deze in een gedeelde groep te plaatsen en zichtbaar te maken voor iedereen.    

Vrijdagmiddagborrels vanuit huis: Zoom 

Uit onderzoek van de Nationale Vacaturebank blijkt dat 59% van de werkenden zijn collega’s mist tijdens het thuiswerken. De luchtige gesprekken bij de koffieautomaat, over bijvoorbeeld je ontsnapte hond of de buurvrouw die altijd klaagt, schieten er vaak bij in. Terwijl deze gesprekken belangrijk zijn voor een fijne en ontspannen werksfeer en onderlinge betrokkenheid. Hoe zorg je ervoor dat deze gezellige én waardevolle gesprekken toch online plaats kunnen vinden? 

De meest gebruikte communicatietool hiervoor is Zoom. Via deze tool is het mogelijk om bijvoorbeeld een digitale borrel of koffiemomentje te organiseren. Het grote voordeel van Zoom-meetings is dat alle deelnemers tegelijkertijd in beeld zijn (echter is dit binnenkort ook mogelijk bij Teams wat al door veel organisaties gebruikt wordt). Als iedereen in beeld is krijg je het gevoel dat jullie ondanks het thuiswerken, met zijn allen bij elkaar zijn. Ook is het mogelijk om de achtergrond aan te passen en emoji’s te sturen. Om extra gezelligheid te creëren, kun je deze online borrels een bepaald thema geven of alle deelnemers een leuke vraag laten voorbereiden. Zo zorg je ook vanuit thuis voor een goede werksfeer. Tip voor het gebruiken van Zoom: deel meeting links niet openbaar, doe je dit wel beveilig ze met een wachtwoord of lobby.  

Mededelingen en nieuws binnen Workspace 365 

Naast de eerdergenoemde communicatietools, kan de mededingen live tile in onze adaptive workspace natuurlijk ook helpen bij werken vanuit huis. Via deze tegel verschijnen organisatiemededelingen automatisch in de workspace van medewerkers en kunnen ze deze op elk gewenst moment (terug)lezen. Extra belangrijke mededelingen kunnen via een pop-up gepusht worden, zodat deze niet over het hoofd gezien worden. Om te zorgen dat medewerkers alleen de mededelingen zien die voor hen relevant zijn, kunnen beheerders categorieën creëren en aan de mededelingen meegegeven.  

Het is ook mogelijk om reacties op de mededelingen achter te laten en om de mededelingen te ‘liken’, zodat interactie plaats kan vinden. Deze reacties en likes belanden vervolgens rechtstreeks bij de juiste persoon. Daarnaast is het mogelijk om inzicht te krijgen in de effectiviteit van mededelingen, door het aantal views te bekijken.  

Wij adviseren je graag over de beste communicatietools voor thuiswerken. Wil je meer informatie over hoe Workspace365 jouw organisatie kan helpen met het optimaliseren van thuiswerken? Probeer dan gratis onze demo of vraag de whitepaper aan.