Leiderschap in tijden van werken op afstand met Ruben Spruijt

Op 7 september hebben wij Ruben Spruijt in een online sessie uitgenodigd om te praten over de uitdagingen en mogelijkheden van thuiswerken en leiderschap op afstand. Werken op afstand zal de komende jaren meer voorkomen. Voor sommige bedrijven vereist dit een verschuiving in de manier waarop ze werken en hoe ze hun teams aansturen en controleren.

Ruben is een auteur, spreker, marktanalist, technoloog en allround nerd. Hij is een Microsoft Most Valuable Professional (MVP), NVIDIA GRID Community Advisors, VMware vExpert en zat in het Citrix CTP-programma van 2008-2017. 

Hij heeft meer dan 350 sessies gepresenteerd op nationale en internationale evenementen zoals BriForum, Citrix iForum Japan, Citrix Synergy, Gartner Catalyst, Microsoft Ignite, Microsoft TechEd, NVIDIA GTC en VMworld. Ruben heeft verschillende onafhankelijke marktanalyse projecten opgericht, waaronder Project Virtual Reality Check (VRC), Team Remote Graphics Experts (TeamRGE) en AppVirtGURU. Hij heeft meerdere whitepapers over ‘Smackdown’ onderzoek geschreven. Ruben is een adviseur voor verschillende startups in de mobiele technologie, community Cloud-industrie en Remote User Experience Analytics. 

Als industrieleider en senior technoloog op het gebied van End-user computing met meer dan tien jaar ervaring met thuiswerken, is Ruben de perfecte persoon om te praten over de uitdagingen en kansen voor werk op afstand. 

Wat is end-user computing en waarom is het belangrijk? 

End-user computing (EUC) is een overkoepelende term voor technologie die helpt om het werk gedaan te krijgen – Getting Work Done (GWD). Kortom, tools die de mogelijkheid bieden om op afstand te werken, onafhankelijk van de locatie. Voorbeelden van EUC-oplossingen en cloud–gebaseerde applicaties zijn onder andere: 

• Productiviteit– en samenwerkingstools– Google Suite, Microsoft 365 en Workspace 365 

• Web– en SaaS–applicaties (HTML5 en progressive web application technologie)  
• Mobiele applicaties – Android en iOS 
• Virtual Desktop Infrastructure (VDI) – Citrix, Microsoft en VMware 
• Desktop-as-a-Service (DaaS) – Amazon, Citrix, Microsoft, Nutanix XI Frame en VMware 
• Modern Identity Provider – Okta, Azure AD, Ping en Google Identity 
• Unified (video) communicatie – Microsoft Skype/ Teams, Zoom, WebEx en Google Hangouts 
• Unified Device Management – Intune, Airwatch en Workspace One 
• Enterprise File Sharing en synchronisatie – Dropbox, Box, Google Drive en OneDrive 
• Persoonlijke assisteant apps – Siri, Alexa, Google Assistant en Cortana 
• Opkomende technologie: spatial computing, augmented reality (AR), mixed reality (MR) en virtual reality (VR) – MagicLeap and HoloLens 

Hoe ziet de toekomst van het werk eruit? 

De toekomst van het werk en de wereld na de COVID-19 is online en digitaal. In deze wereld is de “nieuwe normale” situatie voornamelijk thuiswerken. Ruben stelt dat de term ‘nieuw normaal’ gedefinieerd moet worden als ‘nieuw abnormaal’. Het is niet normaal om niet in staat te zijn om te communiceren en om geen contact met andere mensen te hebben. Er moet dus extra nadruk worden gelegd op de manier waarop we digitaal communiceren. End-user computing kan een oplossing bieden voor dit probleem. Het gebruik van nieuwe technologie maakt de transformatie mogelijk van “werken op afstand” naar “werken vanaf hier of waar dan ook”. Het gebruik van betere hulpmiddelen om op afstand te werken stelt werknemers in staat om efficiënter vanuit huis te werken.  

Ruben noemt nog een andere implicatie van het werken op afstand. Vijf dagen per week op kantoor zijn behoort tot het verleden. De flexibiliteit van het werk geeft een gevoel van vrijheid. Flexibiliteit om je agenda te wijzigen: vroeger beginnen of later eindigen, vier dagen werken en een lang weekend te hebben zijn allemaal geldige redenen voor meer geluk op het werk en in het leven. 

Leidinggeven op afstand 

In deze online sessie deelt Ruben ook een aantal praktische adviezen over hoe je mensen die thuis werken kunt begeleiden. Leidinggeven is moeilijk, maar dit op afstand doen geeft een extra uitdagende dimensie. Onderbuikgevoel en ervaring spelen een rol bij het beoordelen van de prestaties van je team. Dit is veel moeilijker binnen een virtuele omgeving.   

Stel vragen zoals: “wat heb je deze week geleerd?” in plaats van “wat heb je deze week gedaan?” Aanvoelen of een collega het juiste werk doet vereist geen micromanagement als een scheidsrechter, maar eerder begeleiding als collega en leider. 

Persoonlijke doelstellingen 

Een kernonderdeel van Getting Work Done is het reflecteren op acties en het formaliseren van jouw persoonlijke doelstellingen. Meet geen op tijd gebaseerde metrieken zoals tijd achter het bureau. De kwaliteit van het werk kan worden gemeten aan de hand van persoonlijke doelstellingen en doelen. Persoonlijke doelstellingen kunnen worden uitgebreid op een 360 graden manier die aansluit bij de doelstellingen van het bedrijf. Spreek dus met collega’s met wie je normaal gesproken niet praat van andere afdelingen en teams, vraag wat ze op dit moment doen en wat hun persoonlijke doelen zijn, om een gevoel te krijgen van de richting van het bedrijf.  

Met de notie van vrijheid komt veel verantwoordelijkheid. Het is moeilijk om succes te meten. Deel dus wat je doet, wat je hebt geleerd en wat je persoonlijke doelen zijn. Dit stelt anderen in staat om feedback te geven en stuurt je naar de juiste richting. Feedback is cruciaal. Als je niet weet wat de richting is van wat goed en wat slecht is, dan blijf je doorgaan met wat je belangrijk vindt.   

We hebben de neiging om steeds sneller te gaan in ons werk, het is dus belangrijk om pauzes te nemen en om terug te reflecteren. 

Digitale onboarding 

Ruben noemde het onboarding proces van Nutanix, een internationaal bedrijf, dat in twee jaar tijd een groei van 3.000 mensen kende. Mensen werden naar het hoofdkantoor gevlogen voor een volledige week onboarding van nieuwe medewerkers.  

Kleinere bedrijven beschikken echter niet over deze capaciteit voor onboarding. Processen voor onboarding kunnen heel moeilijk zijn wanneer een bedrijf de overstap maakt naar een digitale omgeving. EUC-technologie kan bijdragen aan de digital employee experience (DEX). Het kan frustrerend zijn voor nieuwe eindgebruikers als relevante informatie niet kan worden bereikt of als de nieuwe toepassingen moeilijk zijn om te gebruiken. 

Welzijn van werknemers 

Productiviteit is belangrijk, maar het welzijn van een werkgever moet een andere belangrijke prioriteit zijn. Burn-out kan een (groter) risico zijn bij thuiswerken, omdat er minder sociale interacties zijn waarbij succes en prioriteiten moeilijker te meten zijn. Ondersteun jouw werknemers dus waar mogelijk. Zorg ervoor dat mensen goed slapen en gezond zijn door middel van beweging en sport. Dit verbetert ook het mentale welzijn van de medewerkers. 

Advies voor leidinggevenden over hun IT-strategie 

De technologie verandert snel en CTO’s en CIO’s moeten zich bewust zijn van opkomende trends zoals (big) data analytics, de beveiliging van de digitale werkplek en privacy kwesties. De vooruitgang van de technologie gaat meestal gepaard met een toenemende mate van complexiteit.   

Een logische volgende stap zou een goede implementatie van technologie en tools moeten zijn die mensen in staat stellen om op afstand te werken. Als je deze stap al hebt gezet, is het nu tijd om de keuzes die je hebt gemaakt te beoordelen om te zien of ze op de langere termijn zullen helpen. 

Overgang naar een digitale omgeving 

De overgang naar een digitale omgeving en het werken op afstand brengen nieuwe uitdagingen met zich mee. Het vinden van nieuwe manieren om de productiviteit en het welzijn van de werknemers te verbeteren moet een prioriteit zijn voor werkgevers. Leidinggeven op afstand betekent het mogelijk maken om efficiënter te werken en het prettiger te maken om thuis te werken. 

Vereenvoudig jouw werk met technologie! Workspace 365 verenigt al jouw informatie, applicaties, documenten en intranet in één werkplek die zich automatisch aanpast aan iedere rol en omgeving.   

Bekijk de online sessie met Ruben Spruijt voor meer tips over werken op afstand en tools om het werk te vereenvoudigen. Wil je meer weten over Workspace 365? Probeer dan de demo.