Masterclass Activiteitenfeed API – event recap

Steeds meer organisaties houden zich bezig met het koppelen van informatie, data en verschillende platformen. Door het gebruik van API’s help je mensen in jouw organisatie om efficiënter te werken. Bij Workspace 365 hebben we ook API’s om het werk te versimpelen en informatie te bundelen.

Tijdens de Masterclass op donderdag 5 augustus sprak Laurens Holtkamp over wat de Activiteitenfeed is, hoe de Activiteitenfeed je werk vereenvoudigt en wat een API is. Ook is getoond hoe je API’s kunt koppelen aan de Activiteitenfeed. Zo kan je koppelingen maken tussen de digitale werkplek en je CMS, ERP, CRM, EPD of elk ander open systeem! In dit artikel bespreken we de hoogtepunten uit de Masterclass.

Wat is de Activiteitenfeed?

Tegenwoordig zie je steeds vaker dat organisaties combinaties van informatie willen samenbrengen in één startportaal, dit kan bijvoorbeeld een digitale werkplek als Workspace 365 zijn. In plaats van steeds te wisselen tussen verschillende applicaties, breng je informatie uit je e-mail, intranet en alle informatiestromen samen op één plek. Door het gebruik van de Activiteitenfeed breng je eenvoudig verschillende delen en belangrijke meldingen terug in de werkplek. Bijvoorbeeld het aanvragen van vrije dagen, meldingen va de helpdesk of andere kerntaken en activiteiten.

Naast de Activiteitenfeed kan je ook gebruik maken van Micro Apps. Het is belangrijk om het verschil te begrijpen. Het zijn namelijk twee verschillende manieren om informatie te ontsluiten in de werkplek.

Hoe vereenvoudigt de Activiteitenfeed je werk?

Uit onderzoek van Forbes is gebleken dat medewerkers gemiddeld 1 uur per dag verliezen doordat zij wisselen tussen applicaties. Naast het feit dat dit veel tijd kost, verlies je ook je focus doordat je overal opnieuw moet inloggen. Op die manier kan je medewerkers niet goed meenemen in de informatiestroom. Door alles terug te laten komen in één portaal, breng je de focus terug op het échte werk!
Binnen de werkplek kan je de notificaties van een bepaalde categorie stapelen in je Activiteitenfeed. En bieden we ook de mogelijkheid om bepaalde categorieën te dempen of weer aan te zetten. Zo bepaal je zelf welke notificaties je wilt ontvangen van je e-mail, het mededelingencentrum of een applicatie van derden die je hebt verbonden aan je werkplek.

Gepersonaliseerde informatie en processen

Processen vereenvoudigen en het combineren van de informatie die belangrijk is, kan met de Activiteitenfeed en Micro Apps. Workspace 365 beschikt al over een aantal connectors waardoor je door middel van Micro Apps, bijvoorbeeld gemakkelijk je roosters kunt integreren, zoals met Zermelo.

Ook kan je specifieke stuurinformatie en data weergeven met PowerBI, zorgprotocollen tonen met Vilans Kick of ZenyaDoc en taken tonen uit Microsoft To-Do of AFAS. Er zijn dus meerdere processen waar koppelingen voor zijn gemaakt, waardoor je gemakkelijk kunt zoeken naar informatie zonder de werkplek te verlaten.

Belangrijk om te weten is dat Micro Apps en de Activiteitenfeed, geen vervanging zijn van een applicatie. Je maakt de informatie alleen beter beschikbaar voor je gebruikers, door de informatie voor een medewerker te tonen op het moment dat het voor hen belangrijk is. De applicatie bewaakt zelf het proces en de data aan de achterkant.

Het is niet altijd handig om overal een specifieke applicatie voor te hebben, daarvoor zet je de Activiteitenfeed in. Bijvoorbeeld voor een notificatie van een belangrijke roosterwijziging die aangeeft dat er een lokaal is gewijzigd of de aanvraag voor een verlofdag. Deze meldingen kan je op deze manier snel inzien, zonder daadwerkelijk de complete applicatie te ontsluiten.

Maar hoe krijg je die informatie te zien in je Activiteitenfeed? Daarvoor is het belangrijk om te weten wat een API is.

Wat is een API?

Een API (Application Programming Interface) verbindt diverse bronnen aan elkaar. Je hebt een stukje software, die biedt iets aan de buitenkant aan om de informatie extern te verstrekken. Jij doet een aanvraag bij de applicatie en je krijgt een stukje informatie terug.

Een mooi voorbeeld zijn de vergelijkingswebsites voor bijvoorbeeld vliegtickets. Zij halen een compleet overzicht op van alle beschikbare tickets en prijzen op de door jou bepaalde datum. Op dit soort websites gebruiken ze ook koppelingen naar API’s om alle informatie van verschillende partijen op te halen en te combineren op 1 plek. In het kort: je vraagt informatie op en krijgt dit terug.

Soorten API’s

Binnen de werkplek hebben we een aantal verschillende API’s. De meest bekende en beschikbare is de Azure AD Sync tool. Deze zorgt ervoor dat user objecten vanuit Azure AD daadwerkelijk terechtkomen in de werkplek. Maak jij iemand lid van een andere groep? Dan wordt dit automatisch bijgewerkt, zo hoef je je identity management maar op één plek bij te houden.

Een andere situatie is het starten van je werkplek vanuit een intranet. Daarvoor hebben wij de User Apps API. De announcements API wordt gebruikt om nieuws vanuit een SharePoint site of een andere site wanneer het wordt gepubliceerd ook daadwerkelijk in de werkplek presenteren. Zo hoef je niet op meerdere plekken opnieuw nieuws aan te maken en kan je het direct inschieten.

En natuurlijk de Activity feed API. Deze gebruik je voor notificaties of acties van welk systeem dan ook. Deze schiet je in bij de werkplek en koppel je een actie aan. Bijvoorbeeld: vervolgen, actie openen of meer mogelijkheden.

De basis van een API

Nu je weet wat een API is, is het belangrijk om de basis te begrijpen. Deze bestaat altijd uit drie onderdelen, namelijk:

1. Methode: de methode houdt in wat je verwacht van je API. Bij GET vraag je een applicatie om informatie te leveren. Wil je informatie inschieten, zoals nieuwsberichten, dan spreken we van POST.
2. Endpoint: in dit onderdeel bepaal je welke URL je moet aanspreken om betreffende API uit te voeren.
3. Authentication/Security: als laatste is het belangrijk om security toe te voegen. Je hebt hiervoor de API Key nodig, deze kan je zien als de sleutel van je voordeur. En nog een aantal headers, om te laten zien wat hiermee moet gebeuren. Om te zorgen dat er wordt begrepen wat het inhoudt. Wat voor taal versturen wij, waar komt het vandaan, wat mag je accepteren en samen met de API Key Authentication bieden.

Activiteitenfeed API

Nu je de basis van de API hebt, kan je deze gaan gebruiken voor de Activiteitenfeed API. Natuurlijk kan je zelf een script en code schrijven, maar het is eenvoudiger om dit vanuit je Microsoft Suite te doen en in te zetten met bijvoorbeeld een Power Automate, zo maak je gebruik van functies waar je waarschijnlijk al voor betaalt en haal je het meeste uit Microsoft 365.

Sneller bouwen en testen

Power Automate zorgt ervoor dat je acties worden uitgevoerd op basis van volgorde, tijdspad of door een trigger zoals een event binnen de applicatie. Door deze te koppelen aan een connector zal deze altijd worden uitgevoerd, anders zou je deze zelf moeten schrijven.

API koppelen aan de Acitiviteitenfeed

Om daadwerkelijk te beginnen met bouwen hebben we een aantal dingen nodig:

• Methode
• Endpoint
• API Key (Authentication), deze kan je aanmaken in de werkplek
• Werkplek URL en omgevingsnaam
• Scope; welke user(s) moeten dit uiteindelijk ontvangen

Tijd om te bouwen!

Wil je de stap voor stap uitleg bekijken over hoe je de API bouwt. Volg dan de stappen in onderstaande video.

Masterclass: Activity Feed API in Workspace 365

Belangrijkste hoogtepunten

Dit zijn de belangrijkste hoogtepunten van de Masterclass Activiteitenfeed API:

• Bespaar tijd én frustratie voor je medewerkers
• De basiskennis over API’s werkt voor elk type API
• Gebruik user-cases voor jouw organisatie