Maximize Micosoft 365 – Event samenvatting [+ 4-stappen programma]

Microsoft 365 is een geweldig product met bijna eindeloze mogelijkheden. Dit kan het soms een uitdaging maken om te profiteren van alle voordelen die Microsoft 365 te bieden heeft en om alle functies en mogelijkheden op de slimste en voordeligste manier te gebruiken – zonder onnodige aanvullende diensten aan te schaffen. In deze webinar op donderdag 29 maart neemt Product Evangelist Mark Grasmayer je mee door het proces om ervoor te zorgen dat je de waarde die je uit Microsoft 365 haalt maximaliseert. In dit artikel zullen we ook enkele inzichten delen die we uit peilingen hebben opgedaan tijdens de webinar. 

Kijk je liever de webinar? Je kunt hem hier on-demand bekijken. 

Microsoft 365 vormgeven voor jouw organisatie

Laten we bij het allereerste begin beginnen; want dat is waar je idealiter zou moeten beginnen na te denken over waarom en hoe je Microsoft 365 zou moeten gebruiken.

De bottom-up invloed op bedrijfstechnologie

Tijdens dit hele proces is het belangrijk om te begrijpen dat softwarebeslissingen niet langer alleen top-down worden genomen, waarbij aan ‘de top’ een lijst met vereisten wordt gemaakt en software die aan die criteria voldoet naar de onderkant van de organisatie wordt gepusht.

Eindgebruikers hebben nu meer macht, zowel als het gaat om de stem die ze hebben binnen de organisatie als om hun eigen technologische mogelijkheden. Bovendien hebben ze vaak de macht om software aan te schaffen of consumentensoftware te gebruiken.

Nu de Digital Employee Experience steeds belangrijker wordt voor gebruikers, wordt er steeds meer aandacht besteed aan de vraag of de tools er daadwerkelijk aan bijdragen dat mensen hun werk voldoende en efficiënt doen, en of ze er graag mee werken. Het gaat niet langer alleen om top-down vereisten met betrekking tot bijvoorbeeld beveiliging, infrastructuur en compatibiliteit.

Bovendien lijkt bedrijfstechnologie steeds meer op consumententechnologie; in het gebruiksgemak en hoe gemakkelijk het te verkrijgen is. Dit geeft mensen meer keuze in welke technologie ze willen gebruiken, en maakt het heel gemakkelijk om ermee aan de slag te gaan. En misschien gaan ze het gebruiken in plaats van technologie die van bovenaf is geduwd en die ze niet fijn vinden. Organisaties moeten er daarom rekening mee houden dat de mensen die de software uiteindelijk gebruiken, altijd centraal moeten staan ​​in elk technologieproject.

Stap 1: Creëer je Microsoft 365 Dream Team

In veel gevallen is het de IT-afdeling die de beslissing neemt om Microsoft 365 te gaan gebruiken. Dit is vaak onderdeel van hun strategie om over te stappen naar de cloud.

Echter moet niet slechts één afdeling het laatste woord hebben; het zou een groepsbeslissing moeten zijn. Denk bijvoorbeeld aan de C-Suite, de HR-afdeling, Corporate Communications, iemand van Line of Business of afdelingsniveau, en iemand die verantwoordelijk is voor Innovatie of Bedrijfstransformatie. Ze hebben allemaal een ander perspectief die erg waardevol is om jouw digitale werkplek en Microsoft 365-propositie vorm te geven. Door ze allemaal te betrekken, heb je de meeste kans op een optimaal eindresultaat.

Tijdens de webinar vroegen we de deelnemers in een poll wie betrokken was bij Microsoft 365 implementaties in hun organisatie. Waar sommige resultaten waren zoals verwacht, waren er enkele verrassingen:

Poll resultaten: Wie is betrokken bij Microsoft 365 implementaties in jouw organisatie? n=74

Dit is vooral verrassend omdat HR zeer waardevolle inzichten kan bieden in bijvoorbeeld de werkprocessen van mensen. We raden aan om mensen uit al deze vakgebieden erbij te betrekken.

Stap 2: Je doelen definiëren en deze koppelen aan tools

Dus je hebt je droomteam. Wat nu?

Nu is het tijd om naar je doelen te kijken. Niet voor Microsoft 365, maar voor jouw organisatie. Omdat dat de kern zou moeten zijn van al je (technologie) beslissingen. Omdat Microsoft 365 zo ongelooflijk handig en veelzijdig is, besluiten veel organisaties om het te gaan gebruiken. Hierna gaan ze kijken hoe het kan bijdragen aan hun organisatiedoelstellingen. Wij beschouwen deze aanpak als verkeerd om.

Drie niveaus van organisatiedoelen

Je kunt jouw organisatiedoelen in drie categorieën onderverdelen: strategisch, tactisch en operationeel.

• Strategische doelen: de doelen op een hoog organisatieniveau, zoals het verhogen van de productiviteit van medewerkers of erkend worden als een innovatieve organisatie om talent aan te trekken.
• Tactisch: deze kunnen vaak worden gezien als ‘subdoelen’ op afdelings- of business unit niveau, die specifieker worden over hoe de strategische doelen bereikt zullen worden, zoals het verminderen van het aantal meetings en ervoor zorgen dat alle applicaties en informatie relevant zijn voor mensen.
• Operationeel: nog specifiekere doelen die te maken hebben met daadwerkelijke acties op individueel of teamniveau, zoals dat iedereen Single Sign-On gebruikt om toegang te krijgen tot applicaties.

We waren natuurlijk benieuwd wat voor soort (digitale werkplek) doelen de deelnemers van de webinar hebben gesteld binnen hun organisatie. Dus vroegen we het ze in een poll: 

We willen benadrukken dat het niet verstandig is om over tools te praten voordat je duidelijke doelen hebt gesteld.

Selecteer tools om je doelen te bereiken (tools – geen merken)

Je moet dus hulpmiddelen vinden die kunnen bijdragen aan het bereiken van je doelen. Een ander belangrijk ding om hier in gedachten te houden, is dat je je, zodra je dit stadium hebt bereikt, op de tools zelf moet concentreren, niet op de merken die ze leveren.

Dus als je op zoek bent naar tools, zorg er dan voor dat je je concentreert op productcategorieën als ‘identiteitsprovider’, ‘intranet’ en ‘digitale werkplek’, in plaats van direct in te zoomen op specifieke merken.

Stap 3: Evalueer en test bestaande tooling

Dus als je nog geen Microsoft 365 hebt en je bent georiënteerd, dan is de kans groot dat Microsoft 365 inderdaad goed bij je past. En nu weet je ook welke tools jouw organisatie nodig heeft om haar doelen te bereiken.

De volgende stap is om te kijken of de tools die je nodig hebt beschikbaar zijn in Microsoft 365. Staat het aantal beschikbare tools je toe om je doelen volledig te bereiken? Biedt het alles wat je nodig hebt? Kijk of dit het geval is voordat je in iets anders investeert.

Jouw Microsoft-partner kan je hier zeker bij helpen. Het Microsoft-landschap is breed en je partner kan je helpen de juiste tools op de juiste manier te vinden en te implementeren.

Uitbreidingen toevoegen door middel van integraties

Ondanks het uitgebreide aanbod aan tools in Microsoft 365, mis je misschien toch iets. Als dit het geval is, heb je nog een aantal opties om alles te verenigen. Wel is het belangrijk om hier tools te kiezen die een open systeem hebben en waarmee je (delen van) deze in andere systemen kunt integreren.

Ten eerste kun je kijken naar de mogelijkheden om andere tools en taken te integreren met behulp van Power Apps.

Ook als de tool niet is verbonden met Microsoft 365, kun je kijken of de tool kan worden aangesloten op en geïntegreerd in je bestaande digitale werkplek of intranet.

Stap 4: Het merk van een tool selecteren

Als je hebt besloten welk type tool je nodig hebt om je Microsoft 365-landschap aan te vullen, is het tijd om het merk te selecteren. Naast de voor de hand liggende criteria zoals de prijs en veiligheid, zijn er nog verschillende andere criteria die belangrijk zijn om te overwegen. Denk aan:

• Welk merk is het beste om je doel te bereiken?
• Kun je het integreren in je portaal, intranet, dashboard, werkplek?
• Heeft het API’s om applicaties te verbinden en processen te automatiseren?
• Is er een actieve ontwikkelingsgemeenschap?
• Vertrouw je de mensen achter de softwareoplossing?
• Is er een solide partnernetwerk?

Vraag jezelf ook af of de tool je niet alleen vandaag ondersteunt, maar ook voldoende ontwikkelt om je in de toekomst te ondersteunen.

Casestudy’s: hoe je gebruik kunt maken van Microsoft 365

Vervolgens besprak Mark in de webinar drie casestudy’s van klanten die Workspace 365 op verschillende manieren gebruikten om meer waarde uit Microsoft 365 te halen.

Case 1: Vereenvoudigde toegang tot documenten op elk apparaat

Het doel

De klant wilde op elk apparaat toegang krijgen tot documenten en de infrastructuurkosten verlagen. Ze wilden het gemakkelijker maken om documenten te gebruiken, ook van de netwerkschijf.

De situatie

Ze waren nog niet klaar om volledig naar SharePoint te migreren, dus worstelden ze met de netwerkschijf. Omdat ze geen Microsoft F3-licenties mochten gebruiken, werden ze gedwongen om E3 te gebruiken om eerstelijnswerkers toegang te geven tot de netwerkschijf.

De oplossing

Met de Workspace 365 Documenten App verenigden ze alle bestanden van SharePoint, OneDrive en de netwerkschijf. Hiermee konden ze een F3-licentie (€ 8,40) gebruiken in plaats van E3 (€ 31,50), omdat de meeste medewerkers alleen Office Online nodig hadden.

Case 2: Eén applicatieportaal voor toegang tot alles

Het doel

Deze klant wilde veilige Single Sign-On aanbieden voor alle relevante applicaties, vanaf elk apparaat.

De situatie

Ze hadden de MyApps-portal binnen Office 365, maar dit bood niet één overzicht van alle applicaties, het was een aparte portal. Samen met andere systemen kwamen ze uit op vier verschillende portals die niet allemaal relevante applicaties lieten zien.

De oplossing

Ze integreerden al hun lokale, gehoste en webapplicaties en intranet binnen Workspace 365, met behulp van Azure AD-services voor Single Sign-On. In de werkplek stelden ze voorwaarden in voor het gebruik van applicaties, zodat mensen alleen konden zien wat voor hen relevant was. Ze hebben de werkplek verder beveiligd met behulp van Multi-Factor Authenticatie.

Case 3: Mensen verenigen met het intranet

Het doel

Dit bedrijf bestond uit drie bedrijven die fuseerden en verschillende SharePoint-intranetten hadden. Het doel was om één portaal te creëren om zowel in te werken als waarin externe medewerkers konden worden bereikt.

De situatie

Er was een oplossing nodig om meerdere infrastructuren en communicatiestromen te combineren. Ook genereerde het SharePoint-intranet geen verkeer, omdat medewerkers zich op hun werk concentreerden en niet op het intranet.

De oplossing

Met Workspace 365 creëerden ze één portaal met applicaties, evenals nieuws uit SharePoint en het Mededelingencentrum voor gerichte communicatie. Zo werden intranet en werk verenigd. De organisatie maakte het daarnaast onmogelijk om applicaties op een andere manier te bereiken dan via het portaal, zodat mensen altijd via de portal gaan. Dit zorgde ervoor dat (belangrijke) communicatie altijd gezien zou worden.

Innovatie met Microsoft 365 en andere software

Laten we eens inzoomen op de mogelijkheden van Workspace 365 als tool om meer waarde uit Microsoft 365 te halen.

Een open systeem om jouw ideale werkplek te creëren

Workspace 365 heeft veel integraties met Microsoft 365. Neem bijvoorbeeld Windows Virtual Desktop voor remote applicaties, Azure voor authenticatie en Exchange voor contacten en de agenda.

Maar naast Microsoft 365 integreren we ook systemen van andere leveranciers. Omdat wij vinden dat een werkplek toekomstbestendig en leverancier-onafhankelijk moet zijn. We realiseren dit op verschillende manieren:

• Integreer bestaande en nieuwe tools met behulp van API’s
• Integreer informatie, communicatie en processen
• Gebruik Micro Apps voor secundaire taken: verlofaanvragen, declaraties en meer
• Onderzoeksfase: aanvragen en inzetten van applicaties

Via de API van andere systemen kunnen we je andere services integreren en ze verenigen met Workspace 365. We creëren Micro Apps voor organisaties om specifieke taken en informatie naar de werkplek te brengen en we helpen je bij het creëren van je eigen Micro Apps. Dit helpt je om mensen in hun workflow te houden door verstoring van het werk te voorkomen en processen te stroomlijnen.

Dit open systeem werkt ook andersom: je bent in staat om oplossingen te integreren in Workspace 365, maar ook om features uit Workspace 365 te implementeren in andere platformen. Denk bijvoorbeeld aan een bestaand intranet of Microsoft Teams. Zo creëer je één startpunt van de werkdag, waar je maar wilt, inclusief de voordelen van zowel Microsoft 365 als Workspace 365.

Belangrijkste hoogtepunten

Samenvattend zijn dit de belangrijkste takeaways uit de webinar:

• Creëer een digitale werkplek-groep
• Stel doelen en koppel deze aan tools (niet andersom)
• Maak een tool-inventaris en kijk welke tools al beschikbaar zijn
• Gebruik (of heroverweeg) je selectiecriteria om het merk te beoordelen voor tools die je nodig hebt
• Bespreek het met je Microsoft-partner

Help ons om de waarde van Microsoft 365 te maximaliseren

We ontwikkelen ons voortdurend om ons platform te blijven verbeteren en organisaties in staat te stellen het werk te vereenvoudigen en meer waarde te halen uit hun bestaande systemen en hun toekomstige systemen.

Jouw inbreng is voor ons erg waardevol – omdat jij weet wat je het beste nodig hebt. Dus help ons jou te helpen door op Micro Apps te stemmen en je feedback te geven!