Hoe een cloudwerkplek een gedistribueerd personeelsbestand ondersteunt

De dramatische veranderingen in werkpatronen als gevolg van de pandemie in de afgelopen anderhalf jaar hebben velen van ons doen geloven dat de toekomst van werk verdeeld is. Het is niet langer gebonden aan één locatie, maar wordt in plaats daarvan overal, op elk moment en op elk apparaat uitgevoerd.

Een persoon kan thuis, op kantoor, bij een klant of onderweg werken, op één of meer van deze plaatsen tijdens een werkweek of zelfs binnen één werkdag. Dit betekent dat een personeelsbestand op elk moment over meerdere locaties wordt verdeeld.

Gespreid werken en de hybride werkplek

In februari 2020 groeide het idee van een gedistribueerd personeelsbestand in populariteit, maar het was niet de heersende keuze in alle organisaties. Toekomstige werkpatronen werden zeker als flexibeler beschouwd, maar de toekomst van werk werd gezien als voornamelijk gebaseerd op vaste locaties en gebouwen.

Fast forward naar juli 2021 en natuurlijk heeft de COVID-19-pandemie en de opschaling van werken op afstand als gevolg van lockdown-omstandigheden alles veranderd.

Opeens heeft iedereen het erover dat werk hybride is - zowel op kantoor als vanuit huis en op verschillende locaties - en dat het personeelsbestand daardoor veel meer verdeeld is. Hoewel er nog veel details moeten worden uitgewerkt en de situatie vloeiend blijft, is het duidelijk dat we niet terugkeren naar hoe het was. De toekomst van werk zal een veel meer gedistribueerde beroepsbevolking met zich meebrengen.

In dit artikel gaan we onderzoeken wat een gedistribueerd personeelsbestand eigenlijk inhoudt en waarom het hebben van een cloud-gebaseerde werkplek essentieel is om effectief gedistribueerd werken mogelijk te maken.

Wat is een gedistribueerd personeelsbestand?

Een gedistribueerd personeelsbestand is een groep werknemers die ofwel allemaal of voor een aanzienlijk deel vanuit meerdere locaties kan werken, en de verdeling van werknemers over meerdere locaties en een groot geografisch gebied is daarom geen belemmering voor het dagelijkse werk en productiviteit.

Het is de moeite waard om te benadrukken dat een gedistribueerd personeelsbestand niet alleen draait om werknemers die thuis werken, hoewel dit er misschien wel een onderdeel van is. Een echt gedistribueerd personeelsbestand kan op de locatie van een klant werken, in het veld of op een andere locatie werken, vanuit huis werken, zich in een co-working ruimte bevinden, tussen locaties reizen of op verschillende delen van een campus werken.

Ze zijn in feite een personeelsbestand dat geografisch niet bij elkaar zit, maar kan samenwerken door toegang te krijgen tot de juiste systemen, inhoud en ervaringen.

Hoe verhoudt een gedistribueerd personeelsbestand zich tot een traditioneel personeelsbestand?

De behoeften van een verspreid personeelsbestand verschillen op verschillende manieren van die van een meer traditioneel personeelsbestand. De meeste van deze behoeften hebben betrekking op toegang tot het soort tools en ervaringen die gedistribueerd werken echt mogelijk maken. Deze worden hieronder onderzocht:

1. Overal werken

Het meest voor de hand liggende verschil is dat een gedistribueerd personeelsbestand veilig toegang moet hebben tot de systemen, apps, inhoud en informatie die ze nodig hebben om overal te kunnen werken, niet alleen vanaf de fysieke werkplek.

2. Werken op elk apparaat

Toegang tot systemen en apps vanaf elke locatie betekent ook dat een gedistribueerd personeelsbestand toegang moet hebben tot kernsystemen en informatie vanaf verschillende apparaten die geschikt zijn voor verschillende locaties. Dit kan betekenen dat mobiele apparaten vaak zullen worden gebruikt, met name door personeel in het veld, onderweg of in een frontliniefunctie waar mobiele apparaten de beste manier zijn om toegang te krijgen tot informatie en diensten.

Houd er rekening mee dat de werkervaring voor elk specifiek apparaat moet worden geoptimaliseerd, zodat werknemers echt overal kunnen werken zonder de productiviteit en het welzijn in gevaar te brengen.

3. Werken op elk moment

Een verspreid personeelsbestand heeft de neiging om minder rigide uren te werken dan een traditioneel personeelsbestand waar de werkdag grotendeels gebaseerd is op typische kantooruren. Omdat mensen ingewikkelde levens en samenwerking met collega's in verschillende tijdzones in evenwicht houden, zal de werkdag niet noodzakelijkerwijs worden opgebouwd rond een reis van en naar het kantoor. Daarom moet een gedistribueerd personeelsbestand op elk moment toegang hebben tot systemen.

4. Samenwerking en communicatie

Gedistribueerde arbeidskrachten hebben ook digitale tools nodig die de samenwerking en interactie met hun collega's ondersteunen, waar ze zich ook bevinden. Deze tools moeten pariteit of bijna-pariteit bieden met het soort digitale tools waartoe mensen toegang hebben vanuit het kantoor. Zonder die pariteit is een personeelsbestand niet echt verdeeld.

Een bijkomend punt is dat deze tools zowel real-time communicatie en samenwerking moeten ondersteunen, maar ook asynchroon, rekening houdend met de flexibelere en variabelere werkdag van het verspreide personeelsbestand.

5. Cultuur, welzijn en leren

Er zijn veel positieve punten aan het samenwerken op fysieke locaties die de organisatiecultuur, welzijn en leren ondersteunen, en deze kunnen worden gemist als er op een meer gedistribueerde manier wordt gewerkt. Toegang hebben tot digitale tools en inhoud die helpen bij het stimuleren van meer sociale interactie, het vieren van cultuur en het bieden van toegang tot leermogelijkheden, kunnen helpen om een aantal hiaten op te vullen voor werknemers die niet op kantoor werken.

6. Digitale werknemerservaring

Omdat een gedistribueerd personeelsbestand op verschillende apparaten en meerdere locaties werkt, helpt het echt om een zeer gerichte en consistente digitale werknemerservaring te hebben die is gericht op de behoeften van de werknemer.

Wanneer een werknemer bijvoorbeeld een mobiel apparaat gebruikt, is het erg moeilijk voor hem of haar om werk gedaan te krijgen als hij/zij een verwarrende gebruikerservaring heeft of als meerdere systemen moet bezoeken om een taak te voltooien.

Het bieden van een goede digitale werknemerservaring zou een gegeven moeten zijn voor elk personeelsbestand, of het nu op een traditionele, vaste locatie is, of meer gedistribueerd en flexibel; al is de behoefte aan een goede digitale ervaring nog groter voor een verspreid personeelsbestand.

Een ander aspect hiervan is dat de ervaring gepersonaliseerd moet worden; gedistribueerde arbeidskrachten zijn zeer divers en hebben verschillende behoeften in verschillende rollen, divisies en posities in de hiërarchie.

7. Veiligheid

Werken vanaf verschillende locaties, en vooral vanuit huis, kan een aantal uitdagingen met zich meebrengen op het gebied van beveiliging, met name met oplichting en online fraude in opkomst.

Een gedistribueerd personeelsbestand vereist toegang tot digitale werkplekken die zeer veilig zijn en die werknemers het vertrouwen geven om overal op afstand te werken, inclusief hun eigen huis.

Hoe ondersteunt een cloudwerkplek een gedistribueerd personeelsbestand?

Bij het creëren van de juiste digitale werknemerservaring die past bij de behoeften van een verspreid personeelsbestand en dus een toekomstige hybride werkplek, is een cloudwerkplek - een sterk beveiligde omgeving die vanaf elke locatie toegankelijk is - een uitstekend startpunt. Het kan ook worden geconfigureerd om precies het soort digitale werknemerservaring te bieden dat je gedistribueerde personeel nodig heeft.

Laten we eens kijken hoe een cloudwerkruimte de zeven behoeften van een gedistribueerd personeelsbestand ondersteunt die we al hebben geïdentificeerd.